Вътрешни фактори са всички фактори, които са част от вътрешната структура на компанията и които могат да повлияят на резултата от даден проект.
Разбира се, те са много важни фактори, които имат решаващо влияние за постигането на предложените цели. Те са вътрешни, защото са неразделна част от настройката на организацията. Сред тях откриваме организационната култура, ресурси, комуникационни канали и инфраструктура на компанията.
По същия начин всички тези фактори могат да повлияят положително или отрицателно върху развитието и изпълнението на управлението на проекти, които помагат или вредят на организацията, управлението и контрола на проектите, тъй като могат да дадат на организациите силни страни, ако влияят положително, или слабости, ако влияят отрицателно.
Класификация на вътрешните фактори на компанията
Вътрешните фактори могат да бъдат класифицирани в три категории:
На организацията
Всяка организация, която изпълнява проект, има някои фактори, които са специфични за нейната бизнес структура, сред които са:
1. Вид на организационната структура
На първо място, всяка организация има мисия, визия и набор от ценности, които се споделят от всички нейни членове, което кара всички да насочват своите действия към същите цели.
Без съмнение видът структура определя поведението на служителите, очакванията и начина на действие на мениджърите. Това може да е разликата между начина, по който една компания работи и друга.
2. Структура и управление на организацията
Второ, всяка организация използва различни механизми за оценка и мотивация на своите членове, като определяне на цели и цели, система за възнаграждение и система за възнаграждение. Всички тези процедури се използват, за да поддържат служителите мотивирани за постигане на установените цели и резултати.
3. Местоположение и географско разпределение
Трето, местоположението и географското разпределение на организацията са важни за наличието на инфраструктура, съоръжения, ресурси и необходими материали. В този смисъл можем да намерим големи организации, които са разпределени в различни географски райони.
Тогава ситуации като разстоянието между съоръженията и разликата във времето между работните екипи могат да повлияят на постигането на резултатите. В тези случаи е наложително да се създадат адекватни стратегии, за да може проектът да се развива ефективно.
4. Индустриални стандарти
Четвърто, също се вземат предвид стандартите, изисквани от правителството в отрасъла, в който организацията се конкурира. Тези стандарти ограничават и определят действията на компаниите. Правителството определя правилата и разпоредбите по различни въпроси. Те могат да бъдат въпроси, свързани с контрол на сигурността, управление на риска, управление на качеството, управление на информацията; сред някои от най-важните.
5. Вътрешни правила и процедури
И накрая, всяка компания има набор от вътрешни правила, методи и процедури, които определят начина на изпълнение на задачите и работата в нейната структура. Тези правила и процедури се превръщат в насоки за всички разработени действия.
Поради тази причина те конкретно детайлизират как трябва да бъдат извършени и как трябва да бъдат изпълнени. Това може да бъде случаят с организации, които са сертифицирани по ISO стандарти и по този начин изпълняват своите задачи.
От човешки ресурси
От друга страна, човешките ресурси са всички служители на компания, които имат ценности, умения и различна култура. Тези разлики трябва да могат да бъдат свързани с формирането на работни екипи, които функционират последователно. Сред тези фактори откриваме:
1. Човешки ресурс
Всъщност всички човешки ресурси, които една организация притежава, имат набор от умения и знания. Те биха могли да определят разликата между начина на работа на една компания и друга. Следователно обучението, опитът и местонахождението на хората определят разработването на успешни проекти.
2. Управление на персонала
По същия начин начинът, по който се управлява персоналът на организацията чрез програми за мотивация и стимули, може да доведе до по-добро представяне. По този начин, когато работниците са по-мотивирани, те могат да се представят по-добре. Необходимо е да се поддържа подходяща работна среда, за да бъдат служителите мотивирани.
3. Лидерство и авторитет
Естествено, добре упражняваното лидерство е ключов фактор за насочване и изпълнение на успешни проекти. Йерархичната структура на компанията и правилното управление на властовите отношения също са важни. Само когато тя е добре дефинирана (йерархията), могат да се постигнат добри резултати.
Всъщност видът лидерство и връзката с властта определят условията, вътрешните политики и системата на управление на организацията. По този начин, ако не се упражняват правилно (лидерство), може да се обърка и проектът да се провали.
4. Поносимост към риска
Сега този аспект представлява максималния размер на риска, който организационната структура е в състояние да приеме, за да постигне резултати. Толерантността към риска също така позволява на организацията да поеме определени рискове при управление на своите проекти.
5. Заинтересовани страни
Заинтересованите страни също са фактори, които оказват влияние върху резултата от проекта, тъй като те могат да улеснят или възпрепятстват постигането на целите и проекта като цяло. В този случай говорим за инвеститори, клиенти и доставчици.
От технологични системи
Те са фактори, които зависят от технологията, използвана в работния процес, сред тях можем да споменем:
1. Работна среда
Преди всичко инфраструктурата на технологичната система може да подобри оперативната среда на организацията и да рационализира работните процеси. Това, като се има предвид, че изпращането и упълномощаването на задачи се извършва по-бързо.
2. Комуникационни канали
Официалната или неформалната комуникация трябва да бъде най-пъргавата и ефективна, за да може проектът да се осъществи правилно. Технологичната система може да направи комуникационния процес по-ефективен.
3. База данни
И накрая, важно е да има бази данни, които съдържат важна информация за успеха на проекта. Информация, свързана с разходи, процеси, времена и проучвания на риска.
В заключение може да се каже, че вътрешните фактори на една компания са част от структурата на всяка организация. Тези фактори ограничават или благоприятстват развитието и изпълнението на проекти.
Поради тази причина при управлението на проекти е удобно да се вземат предвид, тъй като е трудно да се контролират. Ръководителите на проекти трябва да се научат да съжителстват с тях и да ги превръщат в улесняващи елементи при стартиране на изпълнението на проекти.
