Вътрешният контрол е процедура, която е част от контрола на ресурсите и активите на дадена компания и служи за водене на отчет за нейната дейност и проследимост.
С нарастването на компаниите става все по-трудно да се следи какво се случва с техните ресурси, активи, инструменти и хора.
Ето защо стана необходимо да се създаде механизъм, който позволява да се регистрира използването на тези ресурси, както и на дейностите.
Примери за вътрешен контрол във финансовите ресурси и активи
Някои приложения на вътрешния контрол, приложими за стоки, са проверките за влизане и излизане на притежавани от компанията превозни средства. Това контролира дейността на превозното средство, износването, разхода на гориво и лицето, отговорно за това.
Когато се занимават със служебни превозни средства, шофьорите трябва да носят дневник, където са записани началото и края на пътуването, заедно с времената на всеки етап.
Друг пример е инвентарният контрол на материалите в склада. Системите FIFO и LIFO задължително изискват проверка на вътрешния контрол, за да се знаят датите и видовете материали или инвентар. Това е счетоводна информация, която може да се използва и за амортизация на стоки.
По отношение на финансовите ресурси се извършва вътрешен контрол преди изпълнение на разход, например в GAV (Административни разходи и разходи за продажби), които са получени от задачите на тези функции. Той обаче трябва да бъде контролиран, за да не надвишава необходимото за това изпълнение през периода.
Например, ако за един месец продажби се изисква да закупите листове хартия, моливи и мастило за принтер, вътрешният контрол трябва да има приблизителна оценка на изразходваните месечно и да проверява това всеки месец, за да защити този марж на разходите.
Архиви на вътрешен контрол
Точно както се прави незабавен запис на ресурси и дейности, важно е да се архивира, за да се генерира файл за всеки контролиран елемент.
Има различен софтуер за вътрешен контрол, който компаниите могат да наемат, или е достатъчна електронна таблица на Microsoft Excel, ако е поръчана.
За да избегнете загуби, можете да си купите виртуален облак за съхранение и да качите тези файлове там, за да избегнете загубата им.
Ако имате и хартиена поддръжка с подписи за отговорност, е удобно да цифровизирате тези документи. Например чрез скенера и последващо изпразване до цифрови папки.
Ръководители на вътрешен контрол
Хората, отговорни за действията на вътрешния контрол, трябва да бъдат подредени, организирани и способни да работят в сценарии с голямо търсене, тъй като например те биха могли да контролират много елементи едновременно: финансов контрол на разходите, контрол на запасите, контрол на използване на фирмени активи и контрол на влизането и излизането на хора.
Ако нещо се провали в този процес на регистрация, може да има отклонения в оперативната реалност и капитала на компанията по отношение на нейните активи. Поради тази причина вътрешният контрол трябва да бъде част от подредена и окована система от операции.
Вътрешният контрол осигурява ценна подкрепа за оперативното управление на организацията, като осигурява прозрачни и безопасни процеси на проследяване.
Следователно важността му се крие във факта, че компаниите, независимо от тяхната структура и размер, прилагат някаква система за вътрешен контрол, за да водят по-добра отчетност на своите активи и да могат да диагностицират къде има логистични отклонения, с цел постоянно подобряване на процесите в неговата стойностна верига.