Карта на процеса е диаграма, която ви позволява да видите графично всички процеси, които се извършват в рамките на дадена организация и техните взаимовръзки.
Разбира се, диаграмата позволява да се наблюдават всички процеси, които се развиват в рамките на една компания. По същия начин фазите, които изграждат всеки от процесите по определен начин. С това се получава съвместната визия за всички аспекти, свързани с всеки процес.
Освен това можете да видите всички взаимовръзки между фазите на всеки процес. Както и връзките между всички процеси, всички отразени в една графика, която е картата на процеса.
С други думи, графиката представя общата визуализация на системата при организирането на цялата компания. Това чрез своите процеси и взаимовръзките си.
Стъпки за създаване на карта на процеса
Най-важните стъпки за съставяне на карта на процеса са:
1. Разграничаване на процесите
Както всички знаем, процесът може да бъде много обширен, така че е удобно да се направи правилно разграничение. Това предполага, че когато се разграничава даден процес, трябва да се изработи схема, която събира всички елементи на системата, които трябва да бъдат представени. Схемата позволява този обширен процес да се разглежда просто и ясно.
2. Идентификация на елементите
От друга страна, елемент е всичко, което може да повлияе на даден процес и на системата като цяло. Те могат да бъдат аспекти като инфраструктурата на компанията, както и елементите, които са необходими на входа и изхода на всеки процес. Картата на процеса показва всички тези елементи и връзките, които са установени между тях.
3. Идентифициране на оперативната линия
По същия начин идентификацията на оперативната или функционалната линия дава възможност да се наблюдава последователността, която трябва да се спазва, за да се извърши всеки процес. Поради тази причина в картата на процеса е възможно да се установи структурата и маршрутите, които трябва да се следват в оперативната линия.
4. Добавете процеси за поддръжка
Разбира се, процесите на поддръжка могат да помогнат за работата на оперативната и управленска линия. Всички процеси за поддръжка спомагат за подобряване на производителността на цялата система, поради което е необходимо те да бъдат адаптирани към оперативната линия. Процесите за подкрепа обикновено са административни дейности.
5. Добавете процеси, които засягат системата
По-скоро в една организация има процеси, които могат да повлияят на производителността на цялата система. Следователно в тази стъпка в процеса се добавят всички функционални органи, които засягат цялата система. Възможно е области като обратна връзка и качество да повлияят на целия процес като цяло.
Защо се прави карта на процеса?
Разработването на карта на процеса може да генерира много ползи за компанията, като най-важните са:
- Да знаете как се развиват задачите и работните места в организацията в момента.
- Повишете качеството на всичко, което се прави в рамките на компанията.
- Подобрете процесите, които се извършват в рамките на организацията.
- Създавайте и развивайте нови и различни начини на работа, особено когато преживявате кризисни моменти.
- Измерете и оценете какво се прави. След това, с резултати, засилете действията и ефективността.
Симвология, използвана в процесните карти
В процесната карта се използват голям брой символи и всеки от тях има значение. Някои от най-използваните символи са:
1. Стрелки
Всъщност стрелките показват посоката, следвана в потоците. Помага за четене на блок-схема, тъй като тя посочва посоката на процеса. Например отляво надясно или отгоре надолу.
2. Правоъгълници
Докато правоъгълниците представляват функция, която трябва да бъде изпълнена и изпълнена. Използва се много често, тъй като показва действие, операция или задача, която трябва да бъде извършена.
3. Овали
От друга страна, овалите показват началото или края на даден процес. Те са точките в блок-схема, които показват къде започвате и къде завършвате. Обикновено има само едно начало, но те могат да имат множество крайни точки за всяка стъпка.
4. Диаманти
По същия начин диамантите представляват важен момент, в който трябва да се вземе решение. Стрелките, обозначени с да или не, обикновено излизат от тази фигура. Разбира се, от всеки диамант излиза само по една стрела.
С други думи, всяка точка на решение е последвана от стрелка с надпис „да“ или „не“. Друга възможност може да бъде вярна или невярна.
5. Паралелограма
По същия начин използването на паралелограма отразява входовете и изходите на процесите в поточните диаграми.
Видове процеси
Процесите, които могат да бъдат визуализирани в картите на процесите, са:
1. Ключови процеси
На първо място ключовите процеси са ориентирани към добавяне на стойност. Следователно те са пряко свързани със стоките и услугите, предлагани от компанията. Следователно резултатът от тези процеси се оценява директно от клиента.
Разбира се, тези процеси са ключови, защото много функционални области се намесват, за да бъдат изпълнени и поради тази причина те изискват повече ресурси.
Освен това те са процеси, които помагат за постигане на целите, установяване на политики, използване на стратегии и за общата дейност на компанията.
2. Стратегически процеси
Второ, стратегическите процеси се установяват от висшето ръководство, тъй като те определят как функционира организацията и как се генерира стойност. Те служат като подкрепа, особено при вземането на решения на стратегическия процес. Стратегическият процес включва планиране, изпълнение на стратегията и непрекъснато подобряване на организацията.
3. Поддържащи процеси
Трето, поддържащите процеси поддържат ключови процеси и стратегически процеси. Те са от съществено значение за постигане на целите на всички процеси и на фирмената система като цяло.
И накрая, можем да заключим, че процесната карта е от съществено значение, за да имаме глобална визия за работата на организацията и всички нейни процеси. Помага да се разберат и дефинират ясно функциите и действащите лица, които ги изпълняват. Всичко това, разглеждайки организацията като управление на процеси, които са взаимосвързани за постигане на краен резултат.