Фактурата е търговски документ, който отразява продажбата на стока или предоставянето на конкретна услуга.
С други думи, това е преводът под формата на документ на търговска сделка, извършена между продавач и купувач.
Фактурата представлява доказателство за всяка търговска операция. Без фактура транзакцията не е валидна за официални цели. Следователно, въпреки че операцията е извършена ефективно, тя не отговаря на изискванията, за да се счита за законна. Това има поредица от последици, които ще анализираме в следващите раздели.
Характеристики на фактурите: какви елементи трябва да включва?
Въпреки че няма стандартен модел, всички те трябва да включват серия от минимално съдържание:
- Място и дата на издаване: Всички фактури трябва да посочват мястото и датата, на които са издадени. Обикновено това е посочено в заглавието.
- Номериране на фактури: Заедно с мястото и датата трябва да се посочи и номерирането на фактурата. Тази номерация е хронологична въз основа на фактурирането на издателя.
- Идентификация на купувача и продавача: купувачът и продавачът трябва да бъдат идентифицирани. Обикновено издателят на фактурата (т.е. този, който я прави) е продавачът, въпреки че в определени случаи това е купувачът (в случай на самофактура).
- Описание на операцията: В тялото на фактурата се прави кратко описание на операцията или операциите, които са част от фактурата. Това описание обикновено се състои от физическите единици, които се продават на даден продукт или датите, на които се предоставят услугите. Например: продажба на 4000 винта или осигуряване на курс за обучение, проведен на 3 и 4 февруари.
- Данъчна основа на операцията (или възнаграждение без данъци): Заедно с описанието на операцията трябва да се посочи и данъчната основа на всяка от операциите. Данъчната основа представлява като общо възнаграждение, без да се включват косвени данъци, т.е. данък върху добавената стойност (ДДС). Тази сума представлява дохода за продавача.
- Косвени данъци, наложени върху операцията (ДДС): Върху общата данъчна основа, получена в предишния раздел, се изчисляват косвените данъци, наложени върху операцията (ДДС). Тази сума не предполага никакъв доход за продавача, тъй като това е сума, която трябва да бъде платена в държавната хазна. Ако операцията е освободена (т.е. не се облага с ДДС), членът, който я регулира, трябва да бъде изрично посочен.
- Общо внимание: Общото възнаграждение включва данъчната основа на операцията и данъците върху нея. Това е сумата, която купувачът трябва да плати на продавача.
- Начин на плащане: Въпреки че не е основно изискване, обикновено се посочва начинът на плащане (в брой, по банков път и т.н.), както и датите на падежа, ако плащането е на вноски.
Също така е необходимо да се подчертае, че в резултат на технологичната революция електронната фактура има същата валидност като физическата фактура. С други думи, фактурата, изпратена чрез телематични средства, е също толкова валидна, колкото фактурата "на хартия", изпратена с обикновена поща.
Защо е необходимо да притежавате фактурата?
Както бе споменато по-горе, фактурата е оправданието за всяка операция. Когато дадена компания приспада входящ ДДС или записва операция като доход, тя трябва да разполага с фактурите, тъй като това е единственото валидно доказателство преди евентуална проверка на данъчната агенция.
