Административният процес представлява съвкупност от етапи (планиране, организация, ръководство и контрол), чиято цел е да постигне целите на фирма или организация по възможно най-ефективния начин.
С още по-прости думи административният процес се състои от поредица от етапи, които ще ни помогнат да постигнем предложените цели. Административният процес е непрекъснат. Не става въпрос за извършване на всеки от етапите и всичко свършва там. Когато един цикъл приключи, той преминава към следващия. Обикновено се използва за общата цел на компанията, конкретни цели или дори за малки проекти.
Анри Файол е създателят на административния процес. От него произтичат 4-те етапа, съставляващи административния процес:
- Планирам.
- Организирайте.
- Водя.
- Контрол.
За Файол тези четири етапа бяха от съществено значение за доброто мениджърско управление. Всеки управленски екип трябва да ги овладее и да ги вземе предвид при всеки проект. Файол обаче никога не е бил екстремен в идеите си и можете да прочетете в работата му как е оставил място за гъвкавост и адаптация. По този начин последователите на класическата теория на администрацията допълват, подобряват и адаптират административния процес към различните видове компании, родени през последните десетилетия.
Цели на една компанияПроизход на административния процес
Произходът на административния процес дължим на Хенри Файол. Около 1916 г., след 50 години като управител на минна компания, Файол публикува книгата си „Администрация на промишлеността и жената“. На испански би било нещо подобно на «Индустриална и обща администрация».
В тази книга той разработи, въз основа на своя опит, цялата си теория. Файол подчерта в работата си различните нива на управление, административни функции и списък с принципи за правилно управление.
Струва си обаче да се спомене, че най-признатите от цялата му работа са неговите принципи. Конкретно 14 принципа за правилно приложение.
Характеристика на административния процес
Административният процес има множество характеристики и особености в зависимост от компанията, която го разработва, споменаваме най-често срещаните:
- Състои се от четири взаимосвързани етапа.
- Той трябва да обхване всички цели, които трябва да бъдат постигнати с него.
- Всички тези работници, които ще участват в процеса, трябва да бъдат информирани за същото.
- Целта му е да създаде пътна карта, за да оптимизира максимално всяко от действията, включени в административния процес.
- Може да се използва от всяка компания, независимо от нейните характеристики.
- Извършва се с предварително определен времеви хоризонт. По този начин той предлага известна гъвкавост, за да бъде адаптиран към обстоятелствата.
Етапи на административния процес
В дефиницията казахме, че административният процес се състои от поредица от етапи: планиране, организация, ръководство и контрол. В този раздел ще ги разработим и обясним. Разбира се, на първо място е удобно да се знае как се разделят тези две фази:
- Механична фаза: Механичната фаза се състои от планиране и организация. Можем да кажем, че това е статична част от процеса.
- Динамична фаза: Динамичната фаза от своя страна се състои от посока и контрол. В този смисъл думата динамичен се отнася до движение.
Тоест, след като сме планирали и организирали, трябва да изпълним и да се заемем с работата.
Във всеки случай по-важно от разграничаването между механично и динамично е да се знаят различните етапи, които го съставят:
- Планиране: Опитайте се да планирате задачите, които ще бъдат изпълнени, и да решите съответните въпроси, които ще бъдат изпълнени по-късно.
- Организация: Идеята е да се види кой ще отговаря за всяка задача, в какъв ред и каква структура ще има проектът при нейното изпълнение.
- Посока: Ръководството отговаря не само за изпращане, но и за подпомагане, подпомагане и намеса във всеки конфликт, възникващ при постигането на целите.
- Контрол: Контролът се основава на мониторинг на надеждни показатели, които ви позволяват да наблюдавате, че ще бъдат постигнати най-големите цели.
Вижте етапите на административния процес в детайли
Значение на административния процес
Административният процес играе основна роля в управлението на дадена компания. Той предполага пътната карта да се следва през определен период, за да се постигнат целите, установени от ръководството.
По този начин следването на всички етапи, установени в рамките на административния процес, ще позволи на организацията да повиши степента си на ефективност, когато става въпрос за постигане на предложените цели. Този процес ще означава намаляване на броя на консумираните ресурси. Поради тази причина тези спестени ресурси могат да бъдат използвани за други действия, които са от полза за компанията.
Сред предимствата, които можем да подчертаем в административния процес, изтъкваме следното:
- Това позволява на компанията да има бъдещо планиране по всяко време.
- Ще бъдат предвидени действията, които трябва да се извършат във всеки от възможните сценарии.
- Той ясно определя целите, които определена компания има в краткосрочен, средносрочен и / или дългосрочен план.
- Ресурсите са оптимизирани максимално
- Избягвайте излишните разходи, които не са били предвидени по-рано.
- Това може да доведе до повишена производителност, тъй като подобрява координацията между членовете на екипа.
И накрая, трябва да се отбележи, че перфектно проектиран административен процес ще предотврати появата на събития, които нарушават схемите на мениджърите. Следователно броят на импровизираните мерки, които могат да доведат до решения, които са в ущърб на дейността на компанията, ще бъде намален.
Пример за административен процес
Например, да предположим, че сме планинари. Нашата цел е да достигнем върха на петте най-високи планини в света. Целта е ясна, но се нуждаем от процес, за да постигнем целите си възможно най-безопасно. Тоест, без да излагаме здравето си на риск.
Следователно ще ни е необходим процес, за да постигнем крайната си цел: да достигнем петте върха. Въпреки че всеки връх е различен, на свой ред ще следваме поредица от етапи, за да достигнем всеки връх (междинни цели). Тази серия етапи, които са често срещани при постигането на целите, наричаме административен процес.
В този смисъл всяка компания или организация, която възнамерява да постигне цели, трябва да приложи административен процес. Без административния процес е много трудно да се постигнат предложените цели. Почти невъзможно. Можете ли да си представите да се изкачите на Еверест, без да имате нещо планирано, без да сте тренирали и всичко е извън контрол? Същото се случва и в бизнеса.