Управлението на проекти е процес, който гарантира, че проектът се разработва от началото до края с всички назначени ресурси и в планираното време.
Управлението на проекти е дисциплина, която се е научила предимно от опит. Противно на това, което се случва с управлението на бизнеса като цяло, не е толкова свързана библиография.
И това е, че проектите могат да имат различен характер; търговски, екологични, правни, образователни и др. и за всяка област има ограничения и фактори, които биха могли да повлияят на проекта да претърпи промени в първоначалния си дизайн, удължавайки се във времето или в ресурсите.
Функции за управление на проекти
Трудно е да се посочи в определение, но може да бъде опростено, както следва.
Проектът има цел, която трябва да бъде разделена на няколко по-конкретни. Да, много подобно на разследване, но за този случай за всяка конкретна цел трябва да има поне следните компоненти:
- Време за изпълнение.
- Цел на изпълнението.
- Свързани ресурси.
- График за изпълнение (например от март до декември, включително всички неработни дни, като празници и официални празници).
- Индикатори за мониторинг.
- Отговорен за тази цел.
Много полезен инструмент за управление на проекти е диаграмата на Гант, която ви позволява да визуализирате графично проекта, разпределяйки всеки от етапите му в цвят.
Друг много важен момент е постоянното наблюдение и извънреден план за всеки случай.
При проектирането на проекта е добре да се направи списък на възможните рискове и мерките, които трябва да се предприемат, за да бъдат реализирани. Това ще ви позволи да действате бързо, без да импровизирате.
Постоянно разглеждайте дейностите и бюджета
Изпълнението на дейностите трябва да е в съответствие с процента на бюджета към днешна дата, така че е важно да се установят етапи. Например проект с три етапа:
- 1: От март до юни 30% от дейностите и 20% от бюджета
- 2: Юни до септември 50% от дейностите и 50% от бюджета
- 3: От октомври до декември 100% от дейностите и 100% от бюджета
Като вземем горното, би било опасно, ако например на етап 2 са изпълнени само 40% от дейностите и въпреки това са изразходвани 50% от бюджета. Това оставя 10% намаление на ресурсите, които трябва да бъдат коригирани по пътя, оставяйки проекта уязвим за по-нататъшни промени.
Друг прочит, който този пример има, е, че последното тримесечие има много пъргаво и интензивно изпълнение, тъй като половината от проекта е разработен, поради което е много важно да се наблюдава.
Като цяло има тенденция да се смята, че проектите имат пропорционално изпълнение. Тоест, дейностите са разпределени равномерно през целия период, но в действителност това ще зависи от вида на проекта, който се изпълнява.
Ако става въпрос за образователен проект, логично това трябва да се съобрази с месеците, през които учениците са в училище, като ваканционните месеци оставят безплатни или с по-малко дейности.
Друг важен пример е свързан с времето. Например строителните проекти имат закъснения през зимните месеци, тъй като дъждовете или студът причиняват промени и спешни случаи, за които трябва да се обърне внимание.
Накратко, управлението на проекти изисква предварителна оценка във финансовата, техническата, екологичната, правната и комуникационната сфера, за да се види какво въздействие ще има върху околната среда или какви удари може да понесе по време на своето развитие.
Ето защо всеки път проектите са съставени от мултидисциплинарни екипи, които допринасят със знания от различни области с цел намаляване на несигурността и постигане на желаното изпълнение в планираното време. Това в крайна сметка би било успешно управление на проекти.