Управлението на процесите е подход, който разглежда организацията като мрежа от свързани и взаимосвързани процеси. Следователно, това е начинът за управление на организация въз основа на процесите, които се извършват.
Несъмнено процесът е последователност от дейности, която има за цел да добави стойност към даден вход за постигане на резултат или резултат. Цялата продукция трябва да отговаря на потребност или изискване на вътрешния или външния клиент на компанията.
Разбира се, всеки процес, независимо дали е прост или сложен, голям или малък, трябва да има вход, трансформация и изход. Входът е всеки ресурс или вход, който трябва да бъде трансформиран. Трансформацията е процес на работа, който добавя стойност към входните данни и получава резултат. Резултатът представлява крайния резултат, като стоката или услугата, която успява да задоволи потребност.
В допълнение, управлението, фокусирано върху процеса, е за разлика от традиционната структура на организациите, базирани на функции. Основната идея е да се добави стойност към вътрешните и външните клиенти. Поради тази причина се търси непрекъснато усъвършенстване на всички процеси чрез тяхното идентифициране, описание и документиране.
Как да разберете дали дадена дейност е процес?
Всъщност не всички дейности, извършвани в дадена компания, могат да се разглеждат като процес. За да разгледате дадена дейност като процес, трябва:
1. Имайте ясна мисия и цел
Всяка дейност, класифицирана като процес, трябва да отговаря на мисията и целите, установени от организацията. Тези дейности трябва да отговарят на това, което компанията очаква да бъде направено.
2. Дейността трябва да бъде точно определена
Всички членове на организацията трябва да знаят точно как трябва да се извършва всеки процес. Дори когато е нает нов служител, можете да имате достъп до документирани източници, които посочват как се извършва всяка дейност.
3. Той трябва да съдържа входове и изходи
Разбира се, всеки процес трябва да има входни данни или суровини, които трябва да се трансформират в краен резултат. Този резултат е известен като резултат от процеса, който добавя стойност за вътрешни и външни клиенти.
4. Доставчици, клиенти и краен продукт могат да бъдат идентифицирани
Естествено, доставчиците ще бъдат всички, които доставят суровините или суровините, за да извършат процеса. Клиентът ще бъде получателят на генерираната стока или услуга. Докато крайният продукт е резултатът от стойността, която процесът генерира.
5. Дейността може да бъде разделена на задачи или подпроцеси
Всеки процес може да има една или повече задачи, които ще се изпълняват от един или от група хора, отговорни за неговото изпълнение.
6. Може да се документира
Всички тези дейности могат да бъдат документирани с помощта на методология за управление на процеса, определяща времена, ресурси и разходи. Всички тези документирани записи гарантират спазването на стандартите за качество.
7. Има разпределение на отговорности
Разбира се, процесът се подразделя на задачи, които трябва да се изпълняват в отдел или в няколко отдела на компанията. Всяка дейност трябва да добави стойност към вътрешните клиенти, ако говорим за подпроцес, или външни, ако това е последният етап от изхода на процеса. На всяка стъпка трябва да има отговорник за всеки от изходите.
Защо е важно да се базираме на процес?
Логично е да се приеме, че управлението на процесите дефинира процесите, които трябва да се извършват по предварително структуриран начин, като непрекъснато ги преглежда, за да се намерят възможности за подобрение. Това, тъй като, ако процесите на дадена организация се подобряват непрекъснато, това помага да се подобри общата функция на организацията.
Всъщност фокусът върху процесите позволява цялостен поглед върху работата на компанията като цяло и в световен мащаб. Той също така признава, че компанията трябва да има хоризонтална структура, за да отговори на цикъла на процеса по пълен начин.
Освен това всички процеси търсят удовлетвореност на клиентите. Когато говорим за микропроцес, той включва само вътрешни процеси, които задоволяват нуждите на вътрешните клиенти. Сега макропроцесът включва както вътрешни, така и външни процеси за задоволяване на вътрешни и външни клиенти на организацията.
По същия начин, с фокус върху процесите, компанията ще може да постигне конкурентно предимство, тъй като този тип администрация дава приоритет на удовлетвореността на клиентите. Това означава, че компаниите са принудени да максимизират своята ефективност. Следователно е наложително организациите да търсят непрекъснато подобряване на своите процеси и от своя страна на компанията като цяло, предлагайки по-добри решения на проблемите на клиентите.
Предимства на управлението на процесите
Управлението на процеса има следните предимства:
1. Намалете ненужните вътрешни разходи
Като начало, компанията може да намали ненужните разходи в рамките на своите процеси, тъй като може да елиминира задачи или стъпки, които не добавят стойност. Следователно, ако ненужните стъпки бъдат премахнати, разходите също се елиминират.
Чрез премахване на дейности, които не добавят стойност, процесът става по-прецизен и компанията може да се съсредоточи повече върху удовлетворяването на изискванията, нуждите и очакванията на клиентите. Всичко това спестява ресурси като време, пари и човешки усилия.
2. Съкратете сроковете за доставка
След това времената за изпълнение или времената за изпълнение могат да бъдат съкратени чрез идентифициране на прекъсванията на процеса. По тази причина процесите се елиминират и рационализират.
3. Подобрява качеството и услугата, възприемани от клиента
От друга страна, като подобрява качеството и предлаганите услуги, клиентът по-добре задоволява своите нужди. Накарайте клиентите да обичат да поддържат отношения с компанията.
4. Включете допълнителни услуги
По същия начин този подход улеснява много добавянето на допълнителни ползи за обслужване на клиенти. Тези съвкупности от услуги имат ниска цена и лесно се възприемат от клиента.
Характеристики на организациите, които използват управление на процеси
1. Процесът преобладава над структурата
На първо място, компаниите, които прилагат управление на процеси, смятат, че структурата на компанията не е нищо повече от инфраструктурата за осъществяване на процесите. Следователно те придават значение на процесите и стратегиите са проектирани въз основа на процесите.
2. Организацията му е напречна
Второ, управлението на процесите кара организациите да се конфигурират като набор или система от процеси и подпроцеси, които позволяват постигането на целите. Основната цел на всички процеси е да генерират стойност за клиента.
3. Използване на информацията
Трето, организациите отдават голямо значение на информацията за различните процеси и дейности, които трябва да бъдат извършени. Постоянният поток от информация е от съществено значение за успешното функциониране на всички процеси и в общата дейност на компанията.
4. Те са генератори на стойност
И накрая, организациите, които прилагат управление от процеси, са генератори на стойност. По същата причина, че се основава на процес, всяка продукция е добавена стойност чрез продуктите и услугите, които предлагат. И това е основната цел на всеки процес.
Стъпки за управление на процеса
Най-важните стъпки при прилагането на управлението на процеса са:
1. Информация, обучение и участие
Управлението на процесите е нов начин за управление. Ето защо е от съществено значение всички да бъдат информирани и обучени преди да внедрят процесите. Освен това всеки трябва да бъде информиран за целите, които процесът търси, какви са етапите му и какво сътрудничество е необходимо.
2. Идентифициране на процесите
Разбира се, процесите трябва да бъдат ясно идентифицирани. Следователно трябва да се направи списък на всички процеси, които се извършват. Всеки процес трябва да има:
- Име.
- Дейностите и стъпките, които трябва да предприемете.
- Карта на процеса.
3. Избор на подходящи процеси
Трябва да се отбележи, че съответните процеси са тези, които добавят най-голяма стойност и са много важни за ефективното изпълнение на компанията. Поради тази причина те оказват значително влияние върху стратегическите цели на компанията.
4. Установете отговорен
След като бъдат идентифицирани съответните процеси, те са назначени за мениджър. Отговорното лице трябва да има отговорността и автономността, необходими за изпълнение на стратегическите цели.
5. Анализ на процеса и откриване на проблеми
Всеки процес се анализира, независимо дали отговаря на предложените цели. Ако някой от тях не ги срещне и представлява проблем, трябва да бъде преработен по подходящ начин.
6. Коригиране на проблеми
След като проблемите, които имат най-голямо въздействие върху целите и клиентите са идентифицирани, се търси решение за тях. Това, определяне на действията, които трябва да се следват, за да не се повлияе на изпълнението на процеса и на организацията като цяло.
7. Използване на индикатори
И накрая, процесите ще се оценяват периодично. От тази оценка ще зависи дали те спазват предложените показатели. Индикаторите са много важни за анализиране на реалното изпълнение на процесите и за да могат да се определят слабите места. Всичко това, за да се приложат коригиращи мерки.
В заключение може да се каже, че управлението на процесите повишава ефективността на организациите. Това е така, защото успехът му ще зависи от адекватното изпълнение на неговите процеси, които трябва да бъдат ясно документирани. Но преди всичко те трябва да са насочени към генериране на стойност за клиента.