Физическият инвентар е ръчното преброяване на всички инвентаризации на дадена компания. Това, като се вземат предвид вложените суровини, продукти в процес, крайни стоки, дълготрайни активи, наред с други.
С други думи, извършването на физическа инвентаризация е подобно на организирането на преброяване на населението на дадена страна. Освен това и двете са предназначени да служат като основа за вземане на решения.
Трябва да се помни, че физическият инвентар е част от управлението на инвентара.
Контрол на инвентараЗначение на физическия инвентар
Важността на физическия инвентар се крие в следните точки:
- Той позволява да се провери дали това, което е отбелязано в счетоводните регистри (вероятно цифровизирано), действително съществува.
- Потвърдете оборота на продукта, който е колко бързо се продават или разпространяват стоките. По този начин администрацията може да открие например дали има някаква стока, която се произвежда в много по-голям брой от нейното търсене, което се отразява на резултатите на компанията.
- Той разкрива загубите за продукти в лошо състояние, което е особено важно в случай на нетрайни или нетрайни предмети. Възможно е например компанията да идентифицира повреда в своите хладилни системи.
- Компанията може да намери остарели капиталови активи, като стари машини, които трябва да изведе от експлоатация.
Процес на физическа инвентаризация
Процесът на физическа инвентаризация включва няколко задачи:
- Информирайте и включете служители.
- Определете датата или дните, предвидени за преброяването, като гледате, доколкото е възможно, че те са сезони на малка активност в компанията.
- Почистване и подреждане на складове за улесняване на подготовката на инвентара.
- Детайлизирайте характеристиките на всички стоки, главно тяхната категория (вид продукт) и тяхното измерване (в литри, метри или килограми). Например, в случай на аптека, тя може да бъде класифицирана на противовъзпалителни средства, антибиотици, средства за лична хигиена, наред с други.
- Поставете продуктите според асортиментната система, така че артикулите да могат да бъдат премествани по-бързо. Това предполага например, че служителите, които се нуждаят от определен принос, за да извършват работата си, могат да я намерят близо до местоположението си.
Оценка на запасите
Физическите запаси се оценяват въз основа на тяхната себестойност, т.е. цената на придобиване в случай на вложени материали. За крайни продукти и продукти в процес се използва всеки от следните три метода:
- Метод за оценка на FIFO: Стойността на стоката се изчислява, като се има предвид, че първо използваната суровина е най-старата в склада.
- Модел за оценка на LIFO: Това е обратното на предишния случай. Този път най-скоро закупените суровини са тези, използвани за производството на стоки.
- Претеглена средна цена (PMP): Изчислява се средна стойност между стойността на суровината, регистрирана в началото на производствения процес, и тази на тази, която е влязла, докато е била направена крайната стока.
От друга страна, случаят с дълготрайните активи е много специфичен, тъй като те губят стойност с течение на времето. Това е известно като амортизация.