Организацията на проект е тази дейност, която позволява да се извърши групиране на човешките ресурси на компанията в най-подходящите задачи. Всичко това, за да се постигне обща цел.
Следователно организацията на даден проект се състои в организиране на хора, разпределяне на определени проекти според техните качества.
Обикновено ръководителят на проекта изпълнява тази задача. По същия начин трябва ефективно и ефикасно да управлявате необходимите ресурси. По този начин управлението и организацията са тясно свързани.
Значението на организирането на проект
За да се изпълнява проект ефективно, той трябва да бъде правилно организиран. Това, което изглежда просто, е често срещан проблем във фирмите. Ако не знаем какво точно искаме и как ще използваме ресурсите, за да го получим, организацията ще се провали. Оттук и значението на добрата организация.
Поради горните причини обучението на ръководителите на проекти трябва да включва този аспект. От съществено значение е да научите как да ги организирате, за да можете да ги насочвате по-късно. Един от начините за правилно разпределение на различните ресурси във всяка задача е добрият организационен план. В следващия раздел ще видим от какво се състои.
Планът за организиране на проект
Планът за управление се фокусира върху всички дейности, извършвани от компанията, но организационният план прави това, преди всичко, върху човешкия фактор. Защото основното е да поставите всеки човек в най-подходящата задача. Затова е препоръчително да следвате следните стъпки:
- На първо място, трябва да сме наясно кои имаме: Трябва да направите опис на човешките ресурси с техните силни и слаби страни. Защото трябва да знаем в какво е добър всеки един, за да ги назначим на най-подходящата позиция.
- От друга страна, трябва да направите същото със задачите: Проектът трябва да бъде разделен на най-малките му части. Това изисква одобрението на останалия участващ персонал. След като ги имаме, можем да създадем таблица с двоен запис и с двете променливи.
- Трето, на всеки човек трябва да бъде възложена задачата му: За това трябва да знаем кой е най-подходящ за всяка дейност. Тук трябва да вземете предвид академичния си опит, професионалния си опит и, разбира се, личните си мотиви в работата. На този етап може да се използва техника за възлагане на задачи като унгарския метод.
- И накрая, необходимо е да се установят крайни срокове за изпълнение, надбавки за евентуални закъснения и подходяща форма на контрол.По този начин, след като всяка задача е изпълнена, може да се види дали е имало отклонения от планираното. Както ще видим по-долу, организационната схема е от съществено значение за тази стъпка.
Организационната схема при организацията на проект
Какво представлява организационната схема? Организационната диаграма е графика, която ви позволява да наблюдавате структурата на компанията и да знаете кой е кой. Ръководителят на проекта трябва да има дълбоко разбиране на съществуващите служители, като целта му е да може да организира, както и да го прави правилно, задачите и отговорниците за тяхното изпълнение.
В този смисъл имаме вертикални, йерархични или линейни организационни схеми, когато властта е ясна и вземането на решения е централизирано. От друга страна, имаме хоризонтални или кръгови, в компании с по-размита власт. Също така имаме и други видове като аналитична, която ни позволява да познаваме процеси или матрица, която е полезна за структуриране на организацията по процеси или проекти.
Пример за организиране на проект
Нека си представим, че искаме да осъществим проект. Проектът се основава на създаването и стартирането на компания. Например консултантска фирма по компютърно инженерство.
На първо място, режисьорът се среща с партньорите за насърчаване на проекта.
- От една страна, те заедно подготвят целите, които трябва да бъдат постигнати, и необходимите задачи. Всичко това трябва да бъде в писмена форма и възможно най-подробно. Интересна техника е така наречената „мозъчна атака“, която се състои в произнасяне на всички идеи, които ви идват на ум, и след това филтрирането им.
- След това трябва да знаете кой имаме, освен екипа на организатора. Първо, задачите, които ще изпълняват и второ, служителите, които ще наемем. Освен това трябва да знаете вида на договорите, които ще предложим, и възнаграждението, което ще бъде получено.
- В следващата стъпка е време да разпределите задачите и този унгарски метод, споменат по-горе, може да помогне. Компютърните услуги изискват процес, от проектиране до програмиране и крайния резултат. Следователно, полезен инструмент са диаграмите PERT, които позволяват да се намерят критичните пътища на всеки процес.
- И накрая, трябва да разработите план за организация на проекта. Това се състои в това, че всичко изброено в писмен вид. Освен това ще установим начина на контрол чрез обратна връзка и как ще коригираме отклоненията. Всичко това, без да се забравя адекватен авариен план за непредвидени събития.