Администратор е лицето, което отговаря за изпълнението на административната задача чрез планиране, организиране, ръководство и контрол на всички задачи в рамките на социална група или организация за постигане на целите чрез ефективно използване на ресурсите.
Мениджърът обаче е човекът, който командва групата, която ръководи, като координира използването на оскъдни ресурси и задачи в рамките на дадена организация за постигане на най-добри резултати.
Несъмнено администраторът играе много важна роля в рамките на група или организация, тъй като начинът, по който той управлява ресурси и задачи, ще бъде решаващ за постигане на предложените цели. Задачата на администратора оказва голямо влияние върху работата и работата на институции от всякакъв вид.
Освен това администраторът трябва да използва ефективно и адекватно всички човешки, технически, финансови, познавателни и материални ресурси, налични в организацията; за да получите най-много ползи.
Следователно администраторът трябва да притежава определени качества, за да може да изпълнява функцията си правилно, трябва да има лидерска нагласа, да има знания и опит за това, което прави. Освен това е важна и способността да решите да действате точно и незабавно, когато е подходящо.
Умения, които администраторът трябва да притежава
Хората, които изпълняват трудната административна задача, трябва да имат следните умения, за да вършат работата си правилно.
1. Човешки умения
Тъй като човешките умения са свързани със способността, която администраторът трябва да има, за да може да работи с други хора, следователно се изисква те да имат способността да слушат, да показват уважение към другите, да имат силата на самоконтрол, да бъдат разбиращи , съпричастен, толерантен, красноречив и да бъде добър мотиватор, за да може да предостави обратна връзка своевременно. Той трябва да бъде отличен лидер, защото резултатът от работата на другите ще зависи от това.
2. Технически умения
От друга страна, администраторът трябва да притежава знанията и владеенето на техниките, които му помагат да изпълнява и изпълнява работата си по възможно най-ефективния начин. Това ви предоставя специфични знания, свързани с процедурите и работата, която трябва да се извърши.
3. Концептуални умения
Тези умения помагат на администратора да разбере поведението на хората и всички трудности на организацията. Всичко това допринася за възможността да се визуализира организацията като единица, като се знаят всички функции, които трябва да се изпълняват, и как те се допълват взаимно.
Така или иначе, концептуалните умения са свързани с идеи, мисли и разсъждения, които се прилагат за намиране на решения или за диагностициране на ситуация.
4. Политически умения
От друга страна, политическите умения са от съществено значение, за да могат да заемат лидерската позиция, която служи за популяризиране на техните идеи и за въздействие върху другите. Това ви позволява да постигнете висока производителност, да бъдете добре оценени и да изкачвате позиции, както и повишения.
Позиции, които да се изпълняват от администратор
Предвид важността на работата, която администраторът изпълнява, те трябва да заемат следните позиции:
1. Лидерска позиция
Преди всичко администраторът трябва да бъде лидер, тъй като администраторът трябва да поддържа връзка с персонала на организацията във всичките си функции, тъй като в рамките на своите задължения той трябва да наема, обучава, дисциплинира и мотивира служителите. По същия начин служи като връзка между различните длъжности, заемани в организацията.
2. Репортерска позиция
Освен това администраторът трябва да знае как работи неговата организация и другите организации, които са в неговата среда. Тоест администраторът е каналът, използван за постигане на предаване на информация на всички хора, които са част от организацията. Можете също така да действате като говорител между организацията и други лица извън нея.
3. Позиция на агент за вземане на решения
Освен това администраторът е отговорен за вземането на най-важните решения в рамките на организацията и действията, които трябва да се предприемат, ще зависят от тях.
Решенията могат да бъдат:
- Решения за предприемачество: Те обикновено се приемат, когато търсят да проектират и стартират нов проект.
- Решения за справяне с трудности: Когато има затруднение, проблеми или промени. Трябва да се търси незабавен контрол, преди той да се превърне в криза.
- Решения за разпределение на ресурси: Те са много важни решения, тъй като всяка организация работи с оскъдни ресурси и затова е от съществено значение да се вземе решение, тъй като всички ресурси имат алтернативно използване.
- Решения за преговори: Те възникват, когато има различия и става въпрос за постигане на споразумение, така че решенията на администратора са от основно значение.
Администраторски функции
Основните функции, които администраторът трябва да изпълнява, са:
1. Планиране
По отношение на планирането, тази функция по същество се стреми да определи предварително какъв тип посока ще се следва, за да постигне предложените цели по най-ефективния начин. В тази роля администраторът придобива визия за бъдещето, определяйки постигането на очакваните цели, избирайки начин на действие.
2. Организация
По отношение на тази функция се прави организационната схема, установяват се отговорностите и задълженията на всеки човек, който е част от групата; както и начина, по който ще се изпълняват задачите и последователността, която трябва да се следва.
Тоест, функциите, които всеки човек трябва да изпълнява, са възложени, тъй като тези задачи са необходими за постигане на целите и поради тази причина те са възложени на най-добре обучените хора да ги изпълняват, като ги разпределя по подходящ начин, координира правилно дейностите и разбира се осигурява необходимите ресурси.
3. Адрес
В действителност тази функция се осъществява чрез влиянието, което администраторът оказва върху всички хора за постигане на целите. В тази роля е много важно да упражнявате лидерски умения, за да убедите хората да си сътрудничат и по този начин да постигнат цели, чрез комуникация и подходяща мотивация.
4. Изпълнение и контрол
От своя страна изпълнението предполага, че всичко, което е планирано и организирано, се прилага на практика, поради което е необходимо да се мотивират хората да извършват съответните им дейности. От друга страна, контролът позволява да се измери ефективността въз основа на предложените цели, така че да се предприемат коригиращи мерки, ако е необходимо.
Контролът проверява дали дейностите, които се дават по реален начин, съвпадат с планираните дейности, след което се прави сравнение на измерването на получените резултати с планираните.
В заключение можем да потвърдим, че администраторът е много важна част във всяка организация, тъй като работата му е определяща за постигането на целите на организацията, тъй като администраторът е този, който отговаря за изпълнението на функциите по планиране, организация, ръководство и контрол на всички ресурси в институцията.