Планирането на проекти се състои от систематичен процес на организация на различните задачи, които трябва да бъдат изпълнени, както и необходимите ресурси за тяхното изпълнение.
Следователно планирането на проект се състои в изпълнение на план за действие за всички фази на проекта. В този смисъл ние говорим за систематична организация, защото тя изисква да се извършат поредица от стъпки. Освен това трябва да знаете какво имате или може да имате, за да постигнете целите.
Защо планирането на проекти е важно?
Когато се появи нещо, което не очакваме, импровизирането може да бъде опция. Не е добра идея обаче да го правите, когато управлявате проект. Макар да е вярно, че има процеси, които може да изглеждат прости, повечето от тях включват голяма сложност. Следователно планирането им се превръща в основна дейност.
Следователно трябва да сме наясно какво искаме и как искаме да го постигнем, за да можем, ако допуснем грешка, да предприемем коригиращи мерки. Наличието на добър план е от съществено значение, когато искаме да развием идея, нова форма на производство, технологичен напредък или друг проект.
Как да извършите планиране на проекти
След това ще видим стъпките, които трябва да следваме, за да планираме правилно проект. На свой ред трябва да знаем, че те са важни, защото ни позволяват да структурираме дейностите и времето, което отделяме за всяка една. По същия начин не трябва да изпускаме от поглед факта, че планът от своя страна е един от етапите в реализацията на даден проект.
- Първото и основно нещо е да знаем какво точно искаме: Трябва да определите обхвата на проекта. За целта трябва да знаем всички подробности за това, което искаме да постигнем.
- От друга страна, като допълнение към предишната стъпка е необходимо да се анализира осъществимостта: Добрата идея е безполезна, ако не е жизнеспособна. Това означава, че проектът трябва да може да бъде осъществен при подходящи условия.
- Освен това е важно да знаем какъв ще бъде нашият бюджет и какви ресурси (включително човешки) ще имаме: Тази фаза на проекта е тази, която ви позволява да намерите инвеститори, партньори, сътрудници и дори служители.
- От друга страна е необходимо да се доразработят различните работни процеси: Тази трета стъпка се отнася до предложението за начина на стартиране на проекта. Трябва да определите какви ще бъдат задачите или дейностите и как ще се изпълняват. Колкото повече подробности включваме, толкова по-добре.
- Оценка на резултатите: Сега е необходимо да се опише как ще бъдат прегледани и оценени резултатите от проекта. Необходимо е да се знаят показатели, параметри или променливи, които трябва да се измерват. Тази стъпка е важна за повишаване на възможните корекции и планове за действие при извънредни ситуации.
Всички тези етапи ще завършат с изготвянето на доклад, който ще бъде Планът на проекта. Това ръководство ще позволи на всеки да знае пътя, как ще бъде изминат и какъв ще бъде техният принос.
Пример за планиране на проекти
Нека си представим, че искаме да осъществим проект, състоящ се от създаването на фабрика за картофени чипове. Ние проверихме, че пазарът изисква тези, които сме яли, когато сме били деца на панаирите в нашия град. Е, трябва да се захванете за работа и да планирате добре стъпките, които да следвате.
Виждаме, че това, което правим, е да следваме фазите, за да извършим планирането на проект. Първо, ние определяме какво искаме, фабриката за картофени чипове. По-късно анализираме дали е жизнеспособно, правим проучване на пазара и проверяваме дали това е търсен продукт. Трето, бюджетът, трябва да знаем какво ни е необходимо, за да ги произведем и как ще го финансираме. След това създаваме работните процеси и как да ги оценяваме в бъдеще.