Административните функции на дадено дружество са задачите и задълженията, които организацията трябва да поеме за координирана и ефективна дейност, като извежда отговорностите, свързани с тях, на различните си органи.
По дефиниция административните функции включват изпълнението на различни ежедневни задължения от гледна точка на компанията. Това изпълнение трябва да бъде координирано и да се стреми към възможно най-висока ефективност на използваните ресурси.
Приемането му от организациите предполага създаването на йерархична система. Чрез тази структура те определят различните задачи, които трябва да бъдат изпълнени, и отделите или специалистите, определени за тях.
Най-често срещаният израз на тази концепция в теорията за икономическата и бизнес организацията е този, изразен от Анри Файол.
Този френски автор разграничи така наречените етапи на административния процес: планиране, организация, ръководство, координация и контрол. За Fayol те са универсални и приложими за всички организационни модели.
Приемането и прилагането му значително ще повлияят върху изграждането на определена фирмена култура. Освен това ще бъде важно във външния образ, който се показва на конкретна фирма.
Административни функции във фирмата
Приемането от страна на компаниите и институциите на административни функции отговаря на необходимостта от ясна и структурирана организация. Това е така, защото основният принцип на всяка компания обикновено е да постигне своя растеж и да максимизира икономическата си печалба.
С други думи, добрият мениджър трябва да планира, организира, ръководи, координира и контролира, за да постигне по-добри финансови резултати.
Той трябва да бъде подкрепен и от други концепции като разделението на труда и специализацията.
В бизнес средата има множество ежедневни задължения, с които търговската компания трябва да се справи. В този смисъл всеки администратор трябва да може да ги приеме и да позволи да бъдат извършени в полза на неговата компания.
Това са работни графици, необходими от административна гледна точка, за да се открият слабостите в една икономическа организация и да се преодолеят тези ситуации.
Основата за успеха на тази мисия се крие главно в координацията, с която се удовлетворяват етапите на административния процес.
В същото време изпълнението му трябва да преследва друга от целите на всяка организация, като например ефективността.
Практическо приложение на административните функции
Идеите на Fayol се прилагат широко в бизнес реалността през последните десетилетия, като стоят като организационен стандарт във компании от всякакъв вид поради подчертано универсалния си характер.
Следователно тя се изпълнява като схема, приложима за компании от всякакъв размер и варираща от големи мултинационални компании до МСП. Също така е съвместим с всеки икономически сектор, в който компанията работи.
При всички тях се следва йерархичен механизъм, при който от администраторите до последния професионалист е податлив на поемане на определени отговорности под надзора на ръководството.
Дори едноличните търговци или самостоятелно заетите професионалисти съчетават различните етапи, предложени при организирането на техния организационен календар.
С появата на нови бизнес модалности и бързото развитие на икономическата и цифровата среда този подход беше повлиян от адаптирането към новото време.