Планирането е първата стъпка в административния процес. Планирането се състои в определяне на стратегиите, които помагат за постигане на предварително установените цели.
По принцип планирането е инструмент, използван в управлението за поставяне на цели и избор на средствата за тяхното постигане. Това позволява да се следва конкретен и определен начин на действие. С планирането можете да определите какво ще се направи, как ще се направи, къде и кога ще се направи и колко ще ни струва.
По същия начин този инструмент за планиране ни позволява да решим в настоящия момент какво ще правим в бъдеще. Първо се дефинира проблемът, след това се анализира миналото и се изготвя планът, който трябва да следваме.
Стъпки за планиране
Всъщност всяка компания или организация съществува, за да постигне определена цел. Следователно мисията трябва да обосновава причината да бъдете в компанията в момента. Докато визията показва какво се надява компанията да бъде в бъдеще.
Следователно, ясното определяне на мисията, визията и ценностите на една компания определя вида на клиентите, които обслужва, продуктите, които предлага и нуждите, които удовлетворява. Планирането трябва да бъде в съответствие с тези основни аспекти на организацията.
Основните стъпки, които трябва да се следват в процеса на планиране, са:
1. Оценете текущата ситуация
Първо, оценката на ситуацията трябва да включва анализ на факторите, които са най-важни за компанията. Тези фактори могат да бъдат икономически показатели, пазарни тенденции, конкуренция и ресурси, с които компанията разполага.
Тоест планирането започва от средата на организацията. С това се определя целта на компанията и се определят краткосрочните, средносрочните и дългосрочните цели, които се очаква да бъдат постигнати. Стремеж да се възползва от възможностите и избягване на заплахи от околната среда.
2. Определяне на цели и задачи
Второ, целите и задачите определят най-важните неща, които една организация се надява да постигне в краткосрочен, средносрочен и дългосрочен план. Целите трябва да бъдат ясно дефинирани, следователно те трябва да бъдат реалистични, измерими и подходящи за организацията.
Разбира се, целите са общите точки, за които трябва да работят всички служители на една компания. Ставайки ключови точки, които насочват действията и дейностите на хората.
3. Подгответе плана за действие
Трето, за да бъдат постигнати целите, е необходимо да се определи план за действие. Планът за действие посочва конкретните дейности, които трябва да бъдат извършени, за да се постигнат целите. Също така, тези конкретни действия могат да бъдат стратегии или тактики, които трябва да бъдат извършени, за да се изпълнят целите на плана.
4. Разпределение на ресурсите
Четвърто, ресурсите, необходими за изпълнението на плана, могат да бъдат човешки, финансови, физически и материални. Тези ресурси трябва да бъдат разпределени в съответствие с действията или дейностите, въплътени в планирането.
Тези ресурси със сигурност ще трябва да бъдат ефективно организирани в процеса на планиране. По същия начин трябва да се поддържа процес на контрол по време на изпълнението на плана.
5. Изпълнете плана
Пето, изпълнението включва въвеждане в действие на плана за действие. За това е необходимо да се делегират правомощия, по същия начин да се възлагат задачи и отговорности за постигане на целите на плана. По време на изпълнението на плана може да се дава обратна връзка при необходимост.
6. Контрол
И накрая, контролът е необходим в процеса на планиране, за да могат да се постигнат целите. По тази причина трябва да се проследи как се извършват дейностите и как се постигат целите.
Принципи на планиране
Най-важните принципи на планирането са:
1. Точност
Преди всичко, когато се извършва процесът на планиране, той трябва да бъде възможно най-ясен и точен. Тъй като планът трябва да насочва конкретните действия, които трябва да бъдат извършени. Ето защо тя трябва да бъде възможно най-конкретна, за да не бъде дифузна или твърде обща. По този начин ще бъде възможно да се постигне целите да бъдат постигнати ефективно и ефикасно.
По същия начин прецизността избягва импровизация или неяснота при изпълнение. За да работи планът, той трябва да се основава на реални данни и на точни и точни разсъждения.
2. Гъвкавост
Разбира се, организациите винаги се променят, така че планирането трябва да бъде гъвкаво, за да се адаптира лесно към промените. Следователно той трябва да може да се адаптира към промените, които могат да настъпят след изготвянето на плана.
Всъщност всеки план трябва да има резерва в непредвидени ситуации. Намиране на нови насоки за действие, които позволяват приспособяване към нови ситуации.
3. Единство
Важно е да се отбележи, че въпреки че на всеки отдел на организацията е определена конкретна цел или цел, целият план е ориентиран към постигането на обща цел. Тоест, въпреки че има конкретни планове за всяко звено, всички трябва да бъдат съгласувани с общ план.
Разбира се, всички трябва да бъдат перфектно интегрирани, за да се постигне адекватна координация на функции, ресурси и дейности. Само по този начин е възможно да се постигнат целите.
4. Осъществимост
От друга страна, планът не трябва да бъде толкова амбициозен, че да е невъзможно да се постигне. Но не толкова оптимистично, че изглежда много лесно да се постигне. Препоръчително е планът да бъде изпълнен, като се адаптира към условията и нуждите на организацията.
Разбира се, планирането трябва да бъде реалистично, следователно трябва да бъде изготвено в съответствие с реалността, с опита и с ресурсите, с които компанията разполага.
Функции за планиране
Основните характеристики на планирането са:
- Това е инструмент, използван за вземане на важни решения в дадена организация.
- Процесът на планиране се стреми да оптимизира постигането на целите.
- Тя се стреми да адаптира целите според нуждите на компанията и ресурсите, с които разполага.
- Той определя конкретни действия, които се изпълняват в настоящия момент за постигане на бъдещи цели.
- Планирането е рационален и съзнателен процес.
Видове планиране
Сред видовете процеси на планиране откриваме:
1. Стратегически
Във всеки случай стратегическото планиране е това, което определя насоките за действие на общия план на организацията. Извършва се от висшите мениджъри на компания. Той включва цялата компания, като цяло се установяват и определят средносрочни и дългосрочни цели.
2. Тактика
От друга страна, тактическото планиране включва конкретни планове за всяко звено или отдел и те са подчинени на стратегическия план. Те са много подробни планове, тъй като ръководят начина на действие на всеки отдел. Ето защо се нарича още функционално планиране.
Обикновено той включва подробния план за всяка област на управление на компанията и винаги е подчинен на общия план на компанията. Те са свързани и с краткосрочни решения.
3. Оперативен
Те обикновено са краткосрочни планове, тясно свързани с тактическото планиране. Те са действия и дейности, които трябва да се извършват на най-ниските нива на бизнес организацията.
По този начин оперативното планиране определя как се разпределят ресурси за изпълнение на плана. Това е краткосрочно планиране за всяка оперативна област. Той установява стъпките, които трябва да бъдат следвани, и времената, в които те трябва да бъдат изпълнени.
В заключение може да се каже, че процесът на планиране е от съществено значение за една компания да постигне високо ниво на ефективност. Е, чрез планиране се определят целите и задачите, които се очаква да бъдат постигнати. Освен това могат да бъдат избрани най-подходящите средства за постигане на това. Без план човешките, финансовите и материалните ресурси, които една компания притежава, не могат да бъдат адекватно управлявани.