Матрицата на Айзенхауер е графично представяне, което показва задачите, чакащи изпълнение, но го прави, като ги класифицира по степента на важност на тези задачи. По този начин позволява да се организират по степен на важност.
Матрицата на Айзенхауер е графично представяне, където е показан двуосен квадрант. Тези оси показват степента на важност, както и спешността, необходима за всяка задача. В този смисъл квадрантът ни помага да класифицираме задачите в зависимост от тяхната степен на важност и срокове за доставка. В същото време това, от друга страна, позволява организирането на работата, така че с един поглед да можем да организираме цялата работа, която е в очакване.
Матрицата на Айзенхауер се състои от четири блока.
Нейната класификация, както казахме, установява задачите въз основа на спешността, която такава задача изисква, както и тяхното значение.
Как е проектирана матрицата на Айзенхауер?
Трябва да знаем, че матрицата на Айзенхауер, както казахме, се състои от четири квадранта.
В първия квадрант са най-важните, както и спешните задачи. В този смисъл говорим за най-важните проекти, които изискват по-голямо внимание, както и спешност при изпълнението им. Това са приоритетните задачи при изпълнението.
Във втория квадрант ще бъдат задачите, които, тъй като са важни, изискват по-малко спешност. Квадрант, който включва онези задачи, които трябва да бъдат изпълнени за по-дълъг период от време, но които изискват много внимание, така че този квадрант може да ни помогне да бъдем активни по време на работа. Тези задачи трябва да бъдат планирани, с цел превенция.
От друга страна, в третия квадрант имаме онези задачи, които, макар и да не са важни, изискват по-голяма спешност. В този смисъл трябва да внимаваме да не поставим тези задачи в първия квадрант. Той установява онези, които въпреки спешността, която им е необходима, са по-малко важни. Те могат да бъдат делегирани на други хора.
И накрая, четвъртият квадрант се състои от онези задачи, които не са нито спешни, нито важни. В този смисъл говорим за най-малко важния квадрант на матрицата. Е, като се занимаваме с тези задачи, трябва да знаем, че това са последните, на които се обръща внимание. В много случаи те могат да бъдат елиминирани.
За да получите по-визуална представа, е представен пример за това как би изглеждала матрицата на Айзенхауер:
Как работи матрицата на Айзенхауер?
Трябва да знаем, че както всяка матрица, матрицата на Айзенхауер има специфична функция, определена от автора, която ни помага да направим нейната матрица, както и да я използваме правилно.
В този смисъл, както е показано в графичното му представяне, имаме четири квадранта, подредени в две оси, които измерват степента на важност, както и неотложността на всички наши задачи.
Първият квадрант, както е показано в неговата дефиниция, ще включва онези задачи с най-висок приоритет и които по определен начин ни помагат да постигнем онези приоритетни цели, които ще определят постигането на нашите цели. Следователно в този квадрант ще включим кризи, които изискват незабавно решение, проблеми, които изискват бързо решение, важни проекти, които са от по-голямо значение.
Второ, вторият квадрант се фокусира върху тези важни, но не спешни дейности. В този смисъл ще включим задачи, свързани с наблюдение на нови възможности, изграждане на взаимоотношения, както и други важни задачи, но които не изискват спешност.
Трето, имаме третия квадрант, който включва задачи, които не са важни, но изискват спешност. В този квадрант ще включваме телефонни разговори с клиенти, имейли, срещи, институционални дейности, наред с други.
На четвърто и последно място имаме четвъртия квадрант. Той интегрира задачи, които не са нито важни, нито спешни, така че няма да му придадем по-голямо значение, отколкото вече има. Този квадрант може да включва аспекти като закуска в офиса за дълги периоди от време, някои обаждания, които не допринасят за нищо, имейли, които нямат нищо общо с работната дейност, неработните дейности и др.
С тези четири квадранта и като подрежда добре задачите, целта е работникът да повиши своята производителност и ефективност.
Цели на матрицата на Айзенхауер
Както казахме, има редица цели, които трябва да се постигнат с прилагането на споменатата матрица.
В този смисъл бихме могли да включим следните цели, като тези, преследвани главно от тази матрица:
- Повишена производителност.
- По-голяма ефективност и ефективност в управлението на задачите.
- Постигнете целите своевременно.
- Организирайте работата по по-добър начин.
- По-голяма концентрация върху приоритета.
- Управление на кризи.
- Дисциплина.
- Контрол.
- Изглед.
Сред много други цели, които чрез прилагането на споменатата матрица могат да бъдат постигнати.
