Меморандумът е документ, в който се дават указания или информация по определен предмет по пряк и кратък начин. Това, например, в рамките на бизнес организация.
С други думи, меморандумът позволява на членовете на отдел или на цялата организация да бъдат информирани за конкретен въпрос, например събитие, което ще се състои през следващите няколко дни, или управленско решение. Това е инструмент за вътрешна организационна комуникация.
Трябва да имаме предвид, че меморандумът е официален документ, така че езикът, използван при неговото писане, също трябва да бъде формален.
Думата бележка идва от латинския глагол спомен, което означава да запомните.
Друга характеристика на този тип документи е, че той обикновено е номериран. По този начин получавате определен код.
Освен това меморандумът обикновено е вид еднопосочна комуникация. Тоест, докладва се факт, но не се очаква отговор, какъвто е случаят с писмо например.
Също така си струва да се спомене, че говорим за тип документ, използван в дипломатическата област, където се съобщава някакъв изключително важен факт. По същия начин меморандумът се нарича тетрадка, където човек записва това, което смята, че трябва да запомни в близко бъдеще.
Елементи и части на бележка
Елементите на меморандума са както следва:
- Място и дата на издаването.
- Име (и длъжност, ако е приложимо) на получателя или на отдела или района, към който е насочена комуникацията.
- Тема или тема.
- Текст на текста.
- Подробности за подателя.
Трябва да се отбележи, че в заглавката се препоръчва да поставите думата меморандум, така че получателят (ите) да знае какъв тип документ е получил.
Примерна бележка
México, D. F. 14 декември 2020 г.
Меморандум No 5961
До: Редактори на раздел „Икономика“.
Тема: Курс за обучение.
Всички редактори на рубриката „Икономика“ са призовани за обучение по нови инструменти за дигитален маркетинг и SEO, което ще се проведе на 16 декември в заседателната зала между 03:00 и 16:00 часа.
Присъствието е задължително. Ако редакторът има уговорено интервю или конференция, съгласувайте се с редактора на раздела, за да планирате обучението им по-късно.
На Ваше разположение,
Едуардо Камачо.
Мениджър Човешки ресурси.