Обхватът на проекта е набор от процеси, необходими за приключване на проекта. В този смисъл процеси като проектирането, изпълнението и контрола. Обхватът се определя от заинтересованите страни в проекта.
Когато организацията мисли за проект, тя трябва да направи предварителни оценки. Такъв е случаят с финансовата оценка на проекта, правни, екологични, социални, икономически оценки и т.н. Докато накрая и след като са получени благоприятни резултати в тези описани оценки, е решено да започнете проекта.
Но в допълнение към еволюцията, стартирането на проект означава и определяне на радиуса на действие на проекта, както и всичко, което е необходимо за изпълнението му. Поради тази причина е важно да се знае неговият обхват и да се дефинира предварително.
Обхват на целите
Проектът може да бъде от метод за решаване на проблем, подобряване на положението на организацията до инвестиция, предприета в нещо, което в бъдеще ще донесе ползи. Но е важно да се знае, че проектът няма да реши всички аспекти на организацията, а само тези, в които целите му са свързани.
Например, ако дадена компания реши да изгради нов склад за съхранение на запасите, този проект ще реши проблемите с пространството, складовия капацитет, производството (тъй като има повече място за съхранение, може да произведе малко повече) и по-бързо разпространение.
Това се дължи на по-големия наличен запас, което ще позволи по-често изпращане на продукти. Този проект обаче не трябва да влияе върху качеството на произвежданите продукти, тъй като целите му са свързани със запасите, пространството и съхранението. Но не и в предишната производствена верига.
Обхват на заинтересованите страни
Обхватът на проекта е процес, който се планира с хората, които се интересуват от проекта, или защото те участват пряко в него (инженери, счетоводители, надзорници и мениджъри), или защото финансират този проект.
Определянето на обхвата на заинтересованите страни е важно, тъй като определя как и кога те ще участват в проекта.
- Инженери в етапа на проектиране и надзор.
- Счетоводители по време на изпълнение за контрол на разходите;
- Супервайзори по време на фазата на изпълнение на задачата
- И инвеститорите преди, по време и след това, но само за целите на отчетността.
Това позволява на проекта да не се намесва прекомерно с лични оценки, оставяйки всеки участник да участва по начина, който им отговаря.
Обхват на дейностите
Дейностите по проекта, от неговата идея, проектиране, фаза на изпълнение, до фазата на приключване, трябва да бъдат дефинирани от списък и последващо програмиране, с необходимите съответни ръководители, финансови и оперативни ресурси. В този смисъл диаграма на Гант или софтуерни инструменти за управление на проекти могат да се използват за по-добро наблюдение на всеки етап.
Обхватът на дейностите позволява от своя страна да се ограничат времето на проекта, необходимите хора и финансовите и нефинансовите ресурси за изпълнението му.
Може ли обхватът на проекта да бъде променен?
Разбира се, да. И е много вероятно проектът да изисква промени в обхвата си, тъй като е много трудно да се установи напълно категорична изходна линия, тъй като дейностите и ресурсите се планират, без да се знаят възможностите, които могат да се появят.
Важното в този смисъл е всички заинтересовани страни да участват отново в модификациите на обхвата на проекта, за да дадат своето одобрение и да бъдат запознати с новото програмиране и корекции.
Въпреки това не е добър знак да се правят твърде много промени в обхвата на даден проект, тъй като това показва, че има много аспекти, които не са били предсказани. Следователно това е причината за невъзможност за техническо планиране.
В този смисъл се препоръчва при проучването на обхвата на даден проект, ако заинтересованите страни нямат достатъчно опит да го дефинират, да бъде включен експерт в областта или подобни проекти, които да дадат своите оценки и препоръки. По този начин също можем да сведем до минимум рисковете, свързани с непрекъснатото модифициране на проекта. Е, ако е така, с това ще направим консумацията на повече ресурси, като същевременно ще се удължат времената за тяхното завършване и получаване на ползи.
Отговорности в обхвата на даден проект
Принцип в управленския контрол е да се установят хора, отговорни за всяка стратегическа линия. По този начин при управлението на проекти е важно да се знае кой ще отговаря за всеки етап. По този начин могат да бъдат поискани доклади за последващи действия по управлението на проекти. И освен това ще можем да знаем дали това се извършва правилно в предавките на проектния цикъл.
Отговорни са тези, които ще могат да предупреждават, ако се изисква удължаване във времето, увеличаване на ресурсите или хората.
Накратко, обхватът на даден проект е предварителна структура на времето, ресурсите, хората, целите и очакваните резултати от проекта, който се разработва с група хора, които участват и / или ще се възползват от него.
Въпреки че обхватът на проекта може да претърпи модификации, препоръчително е да го планирате гъвкаво и с реалистична представа за неговото изпълнение и резултати. Целта на това не е да претърпява разочарования, които не са били предвидени с достатъчна техническа строгост.