Поръчка за покупка - какво представлява, определение и концепция

Поръчката за покупка, наричана още поръчка за покупка, е документ, с който купувачът иска стоки от продавача.

По този начин това, което правим, е да документираме нашите продуктови нужди. Обичайното е да изпратите този документ на доставчика, за да може той да достави споменатата поръчка. Да можете да го направите физически или виртуално (имейл или уебсайт). Целта е да може впоследствие да се противопостави на известието за доставка с тази поръчка и да се отбележат възможни инциденти, както и да се спазват писмено условията на споменатата поръчка.

Процесът в поръчка за покупка

Първо трябва да разберете нуждите, които имаме. След като бъде избран подходящият доставчик, се издава поръчката за поръчка. Продавачът получава оригинала, а купувачът запазва копие. Продавачът обслужва поръчката и прикачва бележка за доставка, която се проверява спрямо нея. Ако има нещо, което не е доставено, то остава като чакащо.

Този документ е полезен и за двете страни. Купувачът може да контролира вида или размера на разходите и да направи прогноза за плащанията. Продавачът може да организира своите различни поръчки и да направи прогноза за таксите. И в двата случая програмите за управление и дори електронна таблица са полезни. От друга страна, за правни цели, след като бъде приет, той ангажира двете страни в договорената размяна.

Съдържание на документа

Обикновено те са едни и същи данни, изисквани в бележка за доставка, само че изразът „Поръчка за поръчка“ или подобен ще се появи на бланката. Ние ги описваме по-долу:

• Данни за купувача и продавача. Данъчният идентификационен номер на всяка държава е много важен. Също и данъчния адрес.
• Дата и място на издаване на поръчката. Първото е от съществено значение, особено за контролиране на времето, необходимо на нашия доставчик, за да го достави. По този начин можем да избегнем прекъсвания на запасите.
• Име на продукта и референция. Включени са също така поръчаното количество, цената и възможните отстъпки, промоции или бонуси.
• Избраният начин на плащане, както и условията и сумите, които трябва да бъдат платени, ако е приложимо. Този момент е важен за правилното управление на хазната.
• Крайна цена, възможни транспортни, застрахователни или подобни разходи и, като съществена част, упълномощения подпис.
• Дата и начин на доставка. В този момент при доставката на клиента ще бъде изпратена бележка за доставка за подпис, която обикновено е приложена към поръчката. Трябва да се отбележат и възможни инциденти или това, което не е било предоставено.

Истината е, че тези строги изисквания понякога са облекчени, в зависимост от търговските и доверителните отношения. В много случаи поръчките се правят устно или по телефона. Може дори да бъде заявено по имейл, но без документ за поръчка. Въпреки това е удобно винаги да имате контрол върху тези поръчки.

Пример за документ за поръчка

Нека да видим пример за това какъв може да бъде документ за поръчка. В него можем да видим всички необходими данни и възможни отстъпки и разходи, свързани с доставката на споменатите стоки. Също така мястото, запазено за инциденти и за подпис на лицето, което получава стоката.

Забележка: Предоставените по-горе данни са измислени данни.