Официалната организация е тази, която е планирана и която установява набор от правила, структури и процедури, които позволяват да се подредят дейностите на организацията.
Официалната организация се основава на разделението на труда, определянето на различните нива на власт и създаването на комуникационни канали между работниците.
Нейната структура и насоки се планират от администраторите на организацията и обикновено се отразяват в документи, стандарти, процеси и организационни схеми.
Връзките извън официалната организация се считат за неформални организации, възникващи спонтанно между колегите.
Компоненти на официалната организация
- Добре дефиниран набор от правила и процедури: Които са проектирани преди това с цел постигане на някаква цел или цел.
- Цели и стратегии: Краткосрочните и дългосрочните цели се определят заедно със стратегиите за тяхното постигане.
- Символно състояние: Структурата дава определен статус на членовете според тяхното положение и относителна сила.
- Определени дейности: Организацията определя дейностите на всеки член на организацията. Установяват се задължения и ограничения.
- Комуникационни канали: Има дефинирани комуникационни канали, които трябва да бъдат в съответствие с йерархията и процедурите на организацията.
- Процедури за координация: Определени са процедури и механизми за координация на дейностите на различните членове на организацията.
Произход на официалната организация
Произходът на този тип организация е дизайнът, създаден от собствениците и администраторите, които се стремят да определят стратегии за успешно постигане на целите си.
Има поне три ключови елемента, които определят тази организация:
- Разделение на труда: Състои се от разделяне на работата на няколко основни дейности, така че работниците да могат да се специализират и по този начин да бъдат по-продуктивни.
- Департаментализация: Състои се от създаване на различни отдели в една и съща организация, така че всеки от тях да отговаря за определена дейност или цел. Така например: отдел за маркетинг или отдел за връзки с обществеността. С разрастването на организацията отделите стават по-сложни и обикновено се създават южни отдели или подразделения.
- Контрол: Състои се от създаване на механизми за контрол и измерване развитието на дейностите на организацията.
Връзка между неформална и официална организация
Неформалната организация може да допълни или укрепи официалната организация чрез добри отношения и сътрудничество между членовете на организацията. Неформалната организация обаче може да отслаби и формалната. Това се случва, когато завистта, антагонизмът или когато неформалната роля е по-силна от официалната.
Пример, при който официалното не съвпада с неформалното, е когато, според установената органична структура, има ръководител на отдел, но на практика всеки следва идеите и указанията на друго лице, което макар да няма длъжност шеф, има много силна личност и лидерство.
Пример за официална организация
На следващото изображение можем да видим организационната схема, проектирана като част от официалната организация на компания:
