Нулевият бюджет е документ, който отразява колко и къде са разпределени ресурсите на компанията, с цел постигане на по-голяма рентабилност и ефективност чрез преразпределение на разходните позиции.
С други думи, нулевият бюджет надхвърля обикновения бюджет или стандартния доклад.
Това е финансова и счетоводна техника, която ни позволява да идентифицираме неефективни и дори безполезни разходи. Като се започне от тази база, целта е да се популяризират елементите на разходите, които имат по-голямо положително въздействие за компанията. Как Намаляването или изчезването на тези, които не си заслужават.
Често срещан пример е, когато подобни разходи се удвояват. Възможно е дадена компания да е сключила две едновременни интернет линии от различни доставчици. В този сценарий трябва да обмислим елиминирането на един от двамата доставчици и запазването на този, който ни предоставя същата услуга, на най-ниска цена.
Етапи на нулево базирано бюджетиране
По време на изготвянето на нулевия бюджет трябва да се следват редица стъпки, така че резултатът да е това, което наистина очакваме. Очаква се този бюджет да трансформира компанията като цяло. Това, тъй като преразпределението на разходите би засегнало всички нива и отдели на това.
След това процесът на съставяне на нулев бюджет ще бъде направен по следния начин:
По този начин, въз основа на тези пет етапа, може да се направи промяна на всички нива на организацията по практически изчерпателен начин.
- Поставяне на основна цел: Става въпрос да бъде ясно преди да започнем да разработваме работата, че нулевият бюджет предполага това, което искаме да постигнем или подобрим в нашата компания. Пример се случва, когато целта е да се намалят разходите, за да се компенсира определена ниска фаза на доходите на компанията. Това се случва, ако компанията притежава бизнес, който работи по-добре през определени сезони от годината. Добър пример за това са тематичните паркове през лятото и зимата.
- Определяне на нивата на решение: Тази фаза отговаря за определянето на нивата на контрол, които се установяват между различните командни редове на компанията. За това оптималното нещо е да имате няколко линии, но с голяма плавност на комуникацията и присъствие, в което почти всички нива могат да се чувстват идентифицирани. Пример е случаят с голямата компания, която е разделена на множество отдели. За да има добра комуникация между тях и да се движи в една и съща посока, командите на отделите заедно с общите команди на ротата трябва да бъдат добре дефинирани. По този начин проблемите, които могат да съществуват в различни отдели, например, могат да бъдат идентифицирани и анализирани.
- Разработване на стратегии за вземане на решения: Въз основа на една или повече дефинирани цели и ефективни нива на решения, ние ще продължим да прилагаме стратегията, която ни позволява да постигнем целите на всички нива. Пример за това са минималните цели, установени в трудовите договори, които получават възнаграждение по различен начин в зависимост от продаваните продукти или услуги.
- Изпълнение на стратегии: Тук започва стратегията, разработена на всички нива на организацията за постигане на установените цели. На тази фаза целите и новата реалност на компанията се подлагат на изпитание и се правят определени промени за подобряване на процеса. Някои случаи, които могат да служат като пример, са когато средното ръководство счита, че целите са над или под възможностите на неговия персонал, който отговаря. Следователно минималното натоварване, което трябва да се постигне, ще бъде намалено или увеличено.
- Преглед на процеса: В този последен етап от процеса се проверява дали се спазват целите, сроковете и начинът, по който е разработена стратегията. С това те искат да идентифицират например пороците, които могат да възникнат. Донякъде чест случай е натрупването на определени общи разходи, без да се идентифицира тяхната конкретна полезност или дестинация. По този начин може да се лекува от придобиването на кафе за служители до фолиото за офиса. Определянето на тези разходи ни позволява да анализираме нуждите на компанията и как процесът може да бъде подобрен.
По този начин, въпреки че процесът има пет етапа и всеки от тях изисква предходния, който го предхожда, в зависимост от бизнес модела и неговите нужди, той може да бъде адаптиран с още повече етапи.
Предимства и недостатъци на нулево базираното бюджетиране
Като се има предвид, че нулевият бюджет изисква много работа и влияе върху начина, по който се правят нещата в компанията, следното ще разкрие силните и слабите страни, които може да доведе до неговото прилагане и изпълнение:
Като се има предвид, че предимствата надвишават недостатъците само чрез правилно извършване на процеса, на всички нива е изгодно да се приеме нулев бюджет.
С други думи, успешно завършвайки всеки от етапите на процеса, компанията преминава от ситуация на определена неефективност и несигурност към определяне на определени цели, ограничен бюджет и преразпределение на ресурсите. Това ще направи компанията по-икономически устойчива.
Примери за бюджетиране на нула
Ситуациите, при които реализирането на нулев бюджет е довело до идентифициране на определени дисбаланси или проблеми в дадена компания, ще бъдат обяснени по-долу:
- Дублиране на разходи: Идентифицирайте дублиращи се разходи, тоест те предоставят една и съща услуга и една компания, която предоставя, е полезна за нас. Примери за това са телефония, абонаменти за подобен софтуер, покупка на продукти от същото естество и т.н.
- Идентифициране на излишни или ненужни разходи: По време на нулевия бюджетен процес може да открием елементи от разходите, които нямат никакъв смисъл. Примери за това са разходите за надбавки за служители, без те да пътуват никъде.
- Прогноза за разходите: Опитваме се да харчим според нуждите на компанията, без излишъци. Това се случва например при сезонния бизнес, който трябва да адаптира разпределението на ресурсите според летния период. Пример е, че за ресторант закупуването на сладолед ще се извършва в по-голяма степен през лятото, отколкото през зимата.
- Разпределение на разходите по съотношения: Въпреки че всички отдели могат да имат свое специфично разпределение, отделът, който има най-високата възвръщаемост на инвестициите за това, което е инвестирано в него, ще бъде най-изгодно да увеличи инвестициите в него. Един отдел, който разчита в голяма степен на този тип визия, е маркетинговият отдел.
Това са някои от ситуациите, които могат да се срещнат във фирмите. В зависимост от сектора, размера и бизнес модела на организацията, една или друга точка за подобрение или коригиране ще има тенденция да се открива по време на изготвянето на нулевия бюджет.
Разходи по подразбиране
