Мониторингът на даден проект се отнася до извършването на поредица от действия с цел проверка на правилното развитие на неговото изпълнение.
Следователно мониторингът на даден проект и след като бъде планиран, започва с изпълнението на проекта.
Етапът на мониторинг се състои от проверка дали различните фази на проекта се изпълняват, във времето и формират всяка една от тях. За целта се използват поредица от параметри и променливи, които ни позволяват да разберем дали има отклонения от първоначалния план или не.
Значение на мониторинга на проекти
Този етап е от съществено значение за установяване на необходимите мерки за решаване на проблемите, които се възприемат при изпълнението. Не можем да стартираме нещо, ако преди това нямаме пътна карта, както и процедура за проверка, че проектът работи правилно. Поради тази причина трябва да се установи ясна, кратка и подробна проследяване, с всичко необходимо, за да може да се вземат решения.
Освен това, както ще видим в следващия раздел, от съществено значение е ясно да се установи как ще се извършва това наблюдение. Важно е всеки да знае какво се очаква от него и какви трябва да бъдат действията им в случай на евентуален случай.
Фази на мониторинг на проекти
Нека сега видим подробно кои биха могли да бъдат най-важните фази в мониторинга на даден проект, както и основните му изисквания.
- Мярка: Първо, трябва да измерите. Измерването е необходимо, когато искаме да контролираме нещо. Трябва да знаем докъде можем да стигнем или какви ще са границите, за да обмислим успеха или провала. Следователно е необходимо да се повишат параметрите и променливите, както и процедурите, използвани за тяхното анализиране.
- Среща и анализ: След това трябва да се срещнете и да анализирате отклоненията. Срещите трябва да бъдат кратки, точни и директни. Трябва да говорите по въпроса с показателите в ръка и с копие за всеки участник. От срещата трябва ясно да се разбере какъв е проблемът, както и причините и последствията от него.
- Търсете решения: В следващата стъпка трябва да решите кой път да следвате, за да разрешите тези отклонения. За тази фаза е най-добре всеки да работи в своята област и със собствена група или индивидуално. В следваща среща тези решения ще бъдат разгледани, за да се изберат най-подходящите.
- Премерете отново: И накрая, трябва да мерите отново. След като се извършат корекциите, анализът трябва да се използва отново, за да се види дали са работили. Ако сме успели, проектът продължава; в противен случай ще е необходимо да започнете отначало.
Пример за мониторинг на проекти
След това ще видим пример за завършване.
Нека си представим компания, която произвежда обувки. Тази компания произвежда обувки и ги разпространява между различни магазини с различни марки.
Нека да видим какъв ще бъде процесът.
На тази илюстрация можем да видим как ще се извършва мониторингът на даден проект. Първо, установяване на параметрите и измервателните променливи. Например брой произведени обувки или брой продадени обувки. След това трябва да проверите какъв тип обувки работят най-добре. От друга страна, трябва да вземете предвид новите тенденции, които провокират интереса на купувача. И накрая, трябва да проверите отново и да предприемете коригиращи действия, ако е необходимо.
