Автоматизацията на офиса е комбинацията от хардуер и софтуер за разработване, автоматизиране и цифрово записване на информацията, необходима на офиса, за да изпълнява правилно процесите и методологията.
Автоматизацията на офисите се ражда в края на 40-те години, но се развива около 70-те години на 20-ти век. Въвеждането на текстови процесори, които заместваха пишещите машини в офисите, имаше много общо с произхода му.
Чарлз Симони е създателят на офис автоматизация през 1948 г. чрез стартирането на Microsoft Office, в сътрудничество с Ричард Броди.
Несъмнено тази концепция винаги е посочена и свързана с офисната работа и инструментите, използвани за нейното извършване.
Това беше много новаторска промяна. В този смисъл този процес послужи за рационализиране на офис работата и бяха създадени и нови опции за извършването му. Ръчните дейности, които бяха основните по това време, бяха заменени и някои бяха автоматизирани.
Административните процедури, планирането на срещите, въвеждането на Интернет, използването на компютри и различните процесори и офис компоненти бяха на централно място за рационализиране на всички задачи.
Основни инструменти на офис автоматизацията
Това са най-известните:
- Текстови процесори: Широко използван в офис работа.
- Калкулатори: Компоненти, които рационализират всички процеси на акаунта, и номера, свързани с изпълняваните задачи.
- Програми за управление на принтери: Без съмнение, основен обект във всеки офис, който трябва да конвертира виртуални документи във физически.
- Програми за незабавни съобщения: Много полезно за комуникация между работници и предаване на незабавна информация.
- Бази данни: Много важно е да записвате данни, свързани с компания, организация или проект.
- Електронни таблици: Нещо широко използвано за записване на фактури например или поддържане на актуализирано управление на акаунта.
- Факс машини: Подобно на принтерите, факс машините се използват широко в офисите, понякога и двата компонента са включени в едно и също устройство.
Автоматизацията на офиса е огромен напредък в работата в офиса.
Пример за автоматизация на офиса
Програми като Excel, Word, PowerPoint революционизираха начина на работа. Тези програми са включени в офис пакета на Office. Това се предлага на пазара от Microsoft. Съществуват обаче подобни пакети за автоматизация на офиса, които нямат никакви разходи.
В допълнение, разбира се, останалите споменати устройства са успели да автоматизират процесите и да разработят по-гъвкав метод за изпълнение на офис задачи.