Документът е писменият запис, физически или виртуален, който отразява характеристиките на събитие или обстоятелство.
Тоест документът е доказателство за събитие или ситуация. Това може да бъде текст, написан на хартия (или друга материална поддръжка като картон) или файл, записан на електронна подложка.
Документ може да се използва за записване на релевантен факт. Например, ако човек завърши университетското си образование, той може да поиска от образователното образувание писмо с всички положени предмети и получените оценки.
По същия начин документът може да бъде резултат от работа. Например, ако изследовател проведе проучване за възможното въздействие на замърсяването върху световната икономика, това ще бъде преведено в текст. Това би бил академичен документ.
В най-ежедневната среда всички хора, когато провеждаме процедури пред властите, използват документи в подкрепа на фактите, които искаме да демонстрираме. Най-разпространен е документът за самоличност, където можете да видите всички лични данни на лицето, като име, фамилия, възраст, пол и адрес.
Целта на създаването на документ е да остави свидетелства за интересуващия въпрос и след това може да бъде запазен с течение на времето.
Трябва също да се отбележи, че технологията ни позволява да запазваме и споделяме голямо количество информация, съдържаща се в цифрови документи. Това, използвайки имейл, pendrive или дори облака.
Видове документи
Документите могат да бъдат класифицирани по различни критерии. Например, в зависимост от източника, те могат да бъдат разделени на следното:
- Основна: Те са тези, които съдържат оригиналната информация на автора. Например дипломна работа, публикувана от университет по тема, която не е изучавана досега.
- Втори: Те са тези, които са модифицирани по някакъв начин. Например, връщайки се към темата на дипломната работа, тя може да е обобщение, направено по нея.
- Третичен: Има ли такива, които са резултат от обработката на вторични документи. Например статия във вестник, базирана на обобщението на тезата, която вече споменахме.
По същия начин, в зависимост от вида на обекта, който ги издава, те могат да бъдат:
- Аудитории: Тези, издадени от субекти от публичния сектор (публична администрация).
- Частно: Те се признават от заинтересованите страни, но не и пред властите.
Трябва също да имаме предвид, че определени документи трябва да бъдат легализирани, за да бъдат валидни пред властите. Ние се позоваваме например на завещание или договор. По този начин, ако има неизпълнение от някоя от договарящите се страни, засегнатата страна може да продължи да предявява иск пред правораздавателните органи.
