Управлението на покупките е придобиване на стоки и услуги от компания с цел да се осигури нейният производствен процес.
Трябва да се отбележи, че управлението на покупките е доста сложен процес за една компания. Преди да направите управление на покупката е необходимо да проучите пазара, търсейки най-добрите доставчици. За това е необходимо да знаете качеството и ценовите условия на стоките и услугите, които ще бъдат закупени.
След това се извършва процесът на договаряне и се следват съответните процедури за управление на покупките. Управлението на покупките на компания е решаващо за постигането на успешен краен резултат.
Процес на управление на покупките
Най-важните въпроси, на които трябва да отговорим в процеса на управление на покупките, са:
1. Кога да купя?
Без съмнение, за да знаете кога да купувате, първо трябва да направите предварително проучване на пазара. Тъй като това ни предоставя информация за стоките и услугите, които доставчиците предлагат на пазара. С тази информация компанията предвижда изискванията и нуждите на компанията. Защото когато се изискват стоки и услуги, източниците на доставка вече са идентифицирани.
2. Какво да купя?
Разбира се, процесът на закупуване е централизиран в отдела за покупки на компания. Към този отдел са адресирани изискванията за закупуване на зоните за производство, инвентар и продажби. След получаване на изискванията, отделът приоритизира най-близките изисквания и продължава да изпълнява процедурите за управление на покупките.
Обикновено решението за това какво да се купува се взема от комитета за покупки на компанията. Този комитет може да бъде съставен от ръководители на компании. Решението се взема въз основа на най-важните нужди за представянето на компанията.
3. Как да купя?
От друга страна, начинът на закупуване се определя въз основа на получените оферти. Всички получени предложения за оферти трябва да бъдат анализирани и оценени, за да се избере най-доброто предложение. За да направите решението по-ефективно, препоръчително е да изберете предварително офертите. Така че остават да бъдат разгледани само онези предложения, които най-добре отговарят на целите, поставени от компанията.
4. Колко да купя?
Всъщност определянето на това колко да купите се случва след процеса на договаряне с доставчиците. Те могат да бъдат минимални и максимални количества продажби, установени от доставчика. Цени, начини на плащане, услуга за доставка и гаранции могат да бъдат договорени.
5. Къде да купя?
По същия начин това се решава, след като доставчиците са избрани. За това се свързва с доставчиците и се иска информация, свързана с икономическите и техническите условия и предлаганите услуги за следпродажбено обслужване. Също така е удобно да се изискват оценки, мостри и каталози.
Ползи от ефективното управление на покупките
Сред предимствата на доброто управление на покупките са:
1. Намаляване на разходите
На първо място, доброто управление на покупките може да спаси компанията от ненужни разходи. Следователно отделът за покупки трябва да се състои от обучен персонал. Така че доброто му управление постига укрепване на връзката с доставчиците. Това ще позволи по-добро договаряне на цените за придобиване и постигане на по-добри условия на плащане.
Естествено, те винаги трябва да договарят по-добри условия в договорите, да имат по-голям паричен поток, по-ниски разходи и съответно увеличаване на полезността на компанията. Освен това те трябва да избягват спешни покупки, тъй като всичко трябва да бъде предварително планирано.
2. Подобряване на качеството на доставките и услугите
Второ, доброто управление на покупките помага да се идентифицират най-добрите доставчици, което води до подобряване на качеството и цената на крайния продукт, който компанията продава. Ето защо някои компании работят в тясно сътрудничество със своите доставчици, за да подобрят всички свои процеси, а не само процеса на управление на покупките.
Разбира се, за да може една компания да предложи стока и услуга с добро качество и цена, тя трябва да разполага с адекватните доставки и средства, за да я постигне. По-добри решения могат да бъдат предоставени и в критични ситуации.
3. Намалете рисковете и гарантирайте доставките
Трето, отделът за покупки трябва да знае, сред стоките и услугите, предлагани на пазара, кои от тях са решаващи за оцеляването на компанията. Следователно трябва да предприемете подходящите мерки, за да гарантирате веригите за доставка, които снабдяват вашия производствен процес.
4. Подобрена конкурентоспособност
И накрая, ако отделът за покупки изпълнява ефективно своята задача, той успява да повиши конкурентоспособността на компанията. Тъй като доброто му управление постига намаляване на разходите, разработването на нови продукти и по-голяма удовлетвореност на клиентите. Всичко това, без съмнение, значително увеличава конкурентната позиция на компанията.
Функции на отдела за покупки
Сред най-важните функции, които отделът за покупки трябва да изпълнява, намираме:
- Проучете пазара: Трябва да проучите промените, които се случват на пазара. Като промени в цените, тенденции, използвани от конкуренцията и появата на нови продукти.
- Консултирайте вътрешни клиенти: Трябва да поддържате тясна комуникация с другите отдели на компанията, за да предложите качествен продукт. Съветва вътрешни клиенти да предлагат по-добър продукт или услуга на външни клиенти.
- Изберете доставчици: Трябва да изберете най-добрите доставчици, за да можете да изведете на пазара силно конкурентни продукти. Добрите доставчици осигуряват по-добри цени, по-добро качество и по-добри срокове за доставка.
- Договаряне за цена и качество: Договорете условията за качество и цена, начини на плащане и доставка, всичко това с цел намаляване на разходите за компанията
Накрая ще кажем, че управлението на покупките оказва основно влияние върху доставката на стоките и услугите, които компаниите предлагат на пазара. Управлението на покупките е отговорно за осигуряването на всички консумативи, необходими на компанията за нейното правилно функциониране. Тоест, той трябва да задоволи нуждите на вътрешните клиенти на компанията, за да предложи по-голямо удовлетворение на външния клиент.