Управлението на даден проект е онази дисциплина, която има за цел да приложи поредица от знания, включително инструменти или техники, за да постигне целта и да я направи успешна.
По този начин вашата основна грижа е да се осъществи. Поради тази причина доброто лидерство е от съществено значение. Трябва да знаем какво искаме, как го искаме, кога го искаме или какви средства трябва да го постигнем. Разбира се, не трябва да забравяме причината, поради която го извършваме, удовлетворяването на пазарната потребност.
Необходимостта от управление на проекти
Управлението на проекти е по-необходимо от всякога в глобализирания свят. Конкурентните пазари, изискванията на потребителите (разнообразни и понякога непредвидени) или натискът от страна на други конкуренти налагат ефективното и ефикасно управление. Следователно е удобно да се знае този аспект в дълбочина.
Поради горните причини е повече от препоръчително да изучаваме науката, която ни учи как да осъществяваме управлението на даден проект. Не само инженерите, икономистите или архитектите, но и всички, които работят с проекти, трябва да бъдат обучени да ги управляват правилно.
Пет етапа в управлението на проект
Всеки проект има поредица от етапи, които режисьорът трябва да знае, за да може да го управлява правилно. Това биха били показаните по-долу.
- Първият е да се установят целите, които трябва да се постигнат. Това е може би основното, за да знаем какво искаме. Основната цел, най-общата и специфичните, които помагат за постигането на това, трябва да бъдат подробно описани.
- Анализ на ситуацията. За да знаем как да получим това, което искаме, трябва да сме наясно откъде тръгваме. Трябва да знаем нашите силни и слаби страни, както и възможностите и заплахите, предлагани от околната среда. SWOT (или SWOT) матрица може да помогне.
- Стратегията, която да следвате. Това е заключението на предишния раздел. Изхождаме от знанието за това какво имаме или в какво сме добри и не толкова добри. От друга страна, ние знаем какво предлага пазарът и какви са пречките. Сега трябва да започнем пътя и за това трябва да изберем подходяща стратегия.
- След като бъде избран, той трябва да се извърши. Този етап е от съществено значение, защото ще ни предложи обратна връзка, за да знаем дали се справяме добре или не. Той ще ни предостави подходяща информация за последния етап.
- Обратна връзка. Време е да знаем резултата от стратегията, да знаем дали сме успели. В противен случай можем да приложим подходящите коригиращи мерки. Поради тази причина е важно да има начин да се изчислят възможните отклонения.
Планът за управление на даден проект
Вече знаем каква е насоката на даден проект, значението му или основните му етапи. Сега е време да сложим всичко в документ, план за управление, защо е важно да го направим? Тъй като, както е написано, можем да го прегледаме, той ще служи като ориентир и може да бъде предаден по-лесно на всички. Докладът може да съдържа следните части.
- Планиране. Трябва да установите целта, графиците и цялата подходяща информация, като разходи и очакваната възвръщаемост. Тази част от плана би била тази, която ще позволи да се знае обхватът на самия проект.
- Интеграция. Сега трябва да решите какво ще прави всеки член на екипа. Разбира се, техните предложения и мнения трябва да бъдат взети под внимание. Тази част ще бъде стартиращата част.
- И накрая, щеше да има официалната част. В него планът трябва да бъде прегледан и одобрен от общото ръководство, съгласувано с останалите дирекции.
Пример за управление на проекти
Нека си представим, че искаме да осъществим проект. Списание, написано от студенти и свързано с различни академични предмети, включително икономика. Нека видим кои фази трябва да бъдат взети под внимание:
Както виждаме на фигурата, първият етап е основните и спомагателните цели, създавайки списанието и как ще го направим. Вторият ще ни позволи да разберем дали има други подобни на пазара или с какво или кой имаме (сътрудници). Трето, трябва да очертаем подробно стратегията, която да следваме, как ще я създадем, кой сървър да наемем и т.н. Четвъртата стъпка е да приложите стратегията, стигнете до писане. Петият би бил да видим какво сме сгрешили и да го поправим.
Всъщност фазите за осъществяване на управлението на даден проект са прости. Трудното е да ги приложите на практика и най-вече да постигнете успех в това пътуване. Но както всичко в живота, въпросът е да претеглим рисковете и да решим кое е най-доброто за нас.