Коронавирусът ни показа, че цифровизацията не е опция, а необходимост на пазара на труда. От началото на пандемията една от мерките, препоръчани от правителството и приети от много компании, беше работата на разстояние от разстояние.
След години борба за лично и работно помирение, от искането на служителите за повече дни работа от разстояние, за да покажете, че можете да бъдете продуктивни извън офиса, внезапно светът се преобръща и един ден в други наши къщи стават нови офиси. Но наистина ли сме готови да пътуваме на работа?
Какво беше работата от разстояние преди пандемията?
Работата в Испания се характеризира с висок презентизъм, тъй като е една от страните с най-дълго работно време и тази с най-голям брой часове в офиса.
Според данните на Рандстад 4,4 милиона души, което представлява 20,3% от заетите в Испания, могат да извършват дейност чрез работа от разстояние. Говорим предимно за дейности, извършвани от компютър с интернет връзка. До преди пандемията, оскъдни 4,8% от компаниите са улеснявали дистанционната работа редовно и 3,5% от време на време, много под средната стойност за други европейски страни, която е около 14%, според последното проучване на INE за дистанционна работа.
Осъзнахме оскъдното технологично развитие, което повечето от нашата бизнес структура има, и усилията, които фирмите са положили, за да могат да осигурят на своите служители средствата да изпълняват функциите си извън офиса внезапно по време на държавна аларма.
Как е станало адаптирането на работата от разстояние по време на коронавирус?
Един от проблемите възниква, защото дистанционната работа, която сме приели, е аварийна дистанционна работа и по необходимост, а не като привилегия. Освен това не го приемахме няколко дни, а няколко месеца, без да е имало процес на адаптация преди това.
Ето как се приспособихме към дистанционната работа по време на коронавируса:
- Работни екипи: Много организации работят с лаптопи, които служителите са успели да приберат лесно у дома. Други са изпратили оборудването си чрез транспортни компании. Но какво ще кажете за интернет доставката? Очакваме всички домакинства да имат връзка, но не е така. Има много хора, на които им се е наложило да се регистрират за тези услуги или да наемат повече сили, за да могат да извършват успешно своята дейност.
- Отдалечена връзка: Много дейности се извършват чрез собствения софтуер на компанията, който трябваше да бъде адаптиран, така че вашите служители да могат да се свързват отдалечено и да работят с тях.
- Защита на данни: От коя мрежа ще се свържем, ако работим извън офиса? Това защитена мрежа ли е? Много компании обработват чувствителни данни, които не трябва да напускат защитените връзки, които имат в офисите си. Що се отнася до споделянето на документи, те трябва да направят това безопасно чрез интернет портали, криптирани с парола или специфични програми за обмен, които не всички са инсталирали.
- Ергономичност на новата ни работна станция: Сега работим от домовете си, доколкото можем, но не всички имаме ергономични столове, които осигуряват идеалната височина или облегалка, както и осветлението или височината на екраните. Всичко това ще се отрази негативно на работата ни, зрителните и физическите ни проблеми. Болки в гърба, зрителна умора или стрес се проявяват след няколко дни, ако нямаме подходящо оборудване. Това може да се влоши в дом с малки деца, където те изискват вниманието на родителите си, което влияе върху тяхната концентрация и производителност. По закон компанията трябва да предпазва работниците си от професионални рискове и да гарантира спазването им. Факт, който е много труден в изолационни ситуации, така че не може да се изисква спазване на това, нито да се осигурят всички необходими средства, както на работно място.
- Комуникационен софтуер: По това време всички срещи ще бъдат виртуални, така че е необходимо да се приеме, ако това още не е било направено, софтуер за видео разговори, групов чат и където можете безопасно да споделяте документи с колеги. Например Skype, Teams, Zoom или Slack. Някои компании трябваше да ги приложат незабавно.
- Лидерство и управление на екип: Контактът с членовете на екипа от ден на ден е изгубен и контрол върху това, което правят по време на престоя си в офиса, също. Сега е необходимо да управляваме задачите чрез софтуер, който ни помага да разпределяме дейностите, да си поставяме цели и да знаем състоянието на всяка една от тях, без тези срещи лице в лице. Софтуерът за управление като Trello, Basecamp или Teams може да ни помогне. Освен това мениджърите не трябва да губят контакт с членовете на екипа си, като от време на време организират видеообаждания, за да знаят по всякакъв начин състоянието на работниците и да ги мотивират. Не трябва да губим „човешки“ контакт въпреки социалната дистанция.
Предимства и недостатъци на дистанционната работа по време на коронавирус
В тази публикация говорихме за предимствата и недостатъците на работата от разстояние на общо ниво, но тук ще подчертаем кои са основните плюсове и минуси на работата от разстояние по време на задържане. Тъй като не е едно и също да работите дистанционно някой ден в седмицата, да можете да съгласувате личния си живот или да спестите пътувания, а само някои членове на екипа, да правите всичко това за неопределено време и от един ден до следващия.
Работата от разстояние за компанията предполага спестяване на постоянни разходи за поддръжка на физическите работни пространства, фактор, който ще увеличи производителността. Тази ситуация обаче, удължена във времето, ще затрудни управлението на екипи и съществуващия съюз. Това също ще затрудни контрола върху работата на работниците, което ще се отрази негативно на производителността.
Към това трябва да се добави незабавната дигитализация, която повечето компании трябваше да претърпят, за да адаптират дистанционната работа към всички свои служители. Инвестиция от време и пари, която в краткосрочен план е спасила дейността на компанията и която, вероятно в дългосрочен план, ще бъде печеливша и ще благоприятства производителността на компанията.
По отношение на работника е вярно, че работата от разстояние ще им помогне да съгласуват личния живот, особено в този момент, когато децата нямат училище и се нуждаят от тяхното внимание у дома, както и всеки член на семейството, който се нуждае от грижите им.
Спестяването на време и разходи за пътуване до работа е значително и особено изолацията вкъщи означава, че времето, което отделяме за работа, е посветено на това да сме пред компютъра, а не в чатове с колеги, кафе или други форми на разсейване. Това обаче не е напълно вярно, защото вероятно в дома ще има повече хора, които могат да разсейват и нас.
Изолацията промени начина ни на обработка на емоциите и мислите, ние сме подложени на несигурността да не знаем кога ще поддържаме тази ситуация и какво се случва навън. Умовете ни са наясно с новините за нови ограничения, какво ще се случи с нашите работни места, когато ще възстановим социалния си живот или хобитата си.
Липсата на концентрация, сън, мотивация и стрес оказва негативно влияние върху работата ни в работата и психичното ни здраве. Няма да се измъкнем лесно от това и психологическите последици ще продължат с времето.
Как дистанционното пътуване по време на коронавируса ще повлияе на производителността?
Ако искаме да внедрим работа от разстояние, трябва да забравим за измерването на рентабилността на служител според часовете в работата и извършването му по проекти или цели. В зависимост от вида дейност, която извършваме, измерването на производителността на работа от разстояние може да струва повече или по-малко. Например, на търговско ниво трябва да разгледаме проучвания за оценка на клиентите, брой жалби или време, инвестирано в генериране на продажба.
Преди всичко трябва да разгледаме как ще варира производителността на общото ниво на компанията, тъй като фиксираните разходи ще намаляват и трябва да адаптираме целите към новия икономически и социален контекст. Не можем да приемем сценарий като този, който си представяхме в началото на годината, когато си поставяме целите за 2020 г. Мениджърите от среден клас трябва да извършват ежедневен контрол върху дейностите на своите екипи и тяхното представяне, както и от висшите мениджъри на еволюцията на глобално ниво на компанията и постигането на крайната цел: Създаване на стойност.
Как всичко това ще се отрази на представянето на работниците в краткосрочен и дългосрочен план? А до производителността на компанията? Ще успеем ли да преодолеем пост-ковидната ера?
Човешките същества се открояват със способността си да се адаптират към промените и ние със сигурност ще го направим и по този повод. Въпреки че по отношение на еволюцията по отношение на ефективността и ефективността, само времето ще покаже кой е успял да се адаптира успешно, да използва възможността или да бъде победен.
Вярвахме, че технологията ни изолира и днес осъзнаваме, че благодарение на нея сме по-свързани от всякога. Вярвахме, че цифровизацията ще ни накара да загубим работата си, а днес ни показа, че благодарение на нея можем да продължим да работим отвсякъде.
Работата от разстояние е тук, за да остане, може би не по начина, по който бихме искали, но това беше проверка на реалността, за да се въведе новата дигитална ера и това ще бъде обичайният начин на действие в тази панорама, която сега се нарича "новата нормална ".