Матрицата RACI се използва за определяне и определяне на степента на отговорност, която съответства на всеки от хората, участващи в изпълнението на проект.
Известна е също като матрица за разпределение на отговорностите. Целта му е да може да установи различните роли и отговорности, които всеки човек, който формира при изпълнението на даден проект, трябва да поеме.
В резултат на това се препоръчва то да бъде изготвено в началото на даден проект. Така че от самото начало е ясно и е установена ролята и отговорността, които всеки човек, който участва в даден проект, ще поеме. Това също така гарантира, че се постига по-голямо сътрудничество от всички участници.
Какво означава всяка буква, съставяща името на RACI матрицата
Името на матрицата RACI се състои от четири букви и всяка буква има значение. Значението на всяка буква е следното:
Буква R
Несъмнено R е буквата, която указва кой поема отговорността. Това писмо определя ролята на лицето, което отговаря за изпълнението на определена задача. Следователно вие поемате отговорност за предаването на изпълнените домашни задачи навреме и по установения начин.
Буква а
По същия начин буквата А определя кой одобрява. Ролята на лицето, което ще действа като одобряващ, е да приеме и одобри задачата, представена от отговорното лице. С други думи, одобряващият удостоверява, че работата е извършена в съответствие с изискванията.
Буква В
От своя страна буквата С посочва с кого е проведена консултация. Обикновено те са експерти или знаещи по дадена тема и задача, които се консултират за тяхното мнение и предложения по някои аспекти на проектните задачи. Външният консултира мнението му по някои аспекти, които трябва да бъдат взети предвид при реализацията на проекта, тъй като той е експерт по въпроса.
Писмо I
И накрая, писмото I определя кой докладва. Ролята на тези хора включва всеки човек, който трябва да бъде информиран за процеса на еволюция и развитие на задачите, които са част от проекта. Те също трябва да бъдат информирани, когато задачите са изпълнени.
Ползи от създаването на RACI матрица
Основните предимства, които трябва да бъдат постигнати при създаването на RACI матрица, са:
- Ролите и отговорностите на всеки от участниците, участващи в даден проект, са ясно определени.
- Възможно е да се определи кое лице поема отговорността за изготвяне на сметки по отношение на задачите или работата, които трябва да бъдат извършени.
- Тя позволява балансиране на натоварванията между хората, екипите или отделите, участващи в разработването на проекта.
- Улеснява контрола на проследяването на развитието и изпълнението на задачите и работата, необходими за успешното завършване на развитието на проекта.
Как да изградим RACI матрица
За да се разработи RACI матрица, трябва да се следват следните стъпки:
Етап 1
Първо, задачите, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на даден проект, се определят и поставят като редовете, съставляващи матрицата.
Стъпка 2
Второ, хората, участващи в разработването на проекта, се идентифицират и поставят под формата на колони в матричната формация.
Стъпка 3
Трето, поставени са буквите на думата, съставляващи името на матрицата RACI. Чрез задаване на всяко писмо във всяка задача е възможно да се определи кой от участващите хора ще носи отговорност, кой одобрява, с кого е проведена консултация и кой трябва да бъде информиран при изпълнението на всяка проектна задача.
Стъпка 4
И накрая, ще бъде възможно да се определи дали цялата работа е добре разпределена, дали има празно място и дали има дублирания. Това с цел да се провери дали всичко е добре оформено и да се избегнат по-късни проблеми.
Предимства и недостатъци на прилагането на RACI матрица
Предимствата, които могат да бъдат постигнати при изпълнение на проект чрез прилагане на RACI матрицата, са следните:
1. Има гъвкав и прост процес на комуникация
Комуникацията обикновено се оказва по-проста и бърза, тъй като матрицата RACI ви позволява ясно да визуализирате ролята и функцията, които всеки човек трябва да играе. Това не елиминира, но минимизира проблемите в комуникацията между хората, участващи в проекта.
2. Подобряване на производителността
Очевидно, чрез минимизиране на комуникационните проблеми, това допринася за по-доброто използване на времето и като следствие се постига увеличаване на производителността. Времето за изпълнение на всяка задача се съкращава и това рационализира цялостния процес на изпълнение.
3. Правилно разпределение на работата
В допълнение, матрицата RACI ви позволява да визуализирате отговорностите и функциите, така че може да бъде идентифицирана, ако работното натоварване се разпределя пропорционално. Ако е възможно да се установи, че на отговорното лице е възложено прекомерно натоварване, необходимите корекции се правят преди изпълнението на проекта. Постигане на по-балансирано разпределение на тежестите и отговорностите.
4. Очакванията са изпълнени
В действителност, когато се прилага този инструмент, резултатите, получени в края на проекта, са много сходни с резултатите, очаквани в началото на проекта. Това се случва, защото можете по-добре да контролирате всички задачи, които трябва да бъдат разработени. Освен това всеки човек знае конкретно за какво е отговорен в целия процес на изпълнение на проекта.
Въпреки че предимствата са големи и многобройни, може да има и недостатъци на RACI матрицата.
- Отначало може да бъде прекалено сложно за прилагане, което има отрицателен ефект върху неговото разбиране.
- Въпреки факта, че матрицата RACI е чудесен инструмент, не е достатъчно просто да я създадете, но трябва и да се съобразите с нея.
- В съответствие с горното, за тези, които не са запознати с матрицата, може да бъде скъпо да я генерирате за първи път.
- Има вероятност да има проекти, които не изискват планиране от този тип, така че създаването на матрицата може да бъде повече нещо, което забавя проекта, отколкото нещо, което го задвижва.
В заключение, матрицата RACI е много полезен инструмент, който може да се приложи във всеки тип проект. Тъй като той определя ролите и функциите на всички хора, които участват в неговата реализация. Това благоприятства по-добрия контрол и постигането на по-добри резултати в края на проекта.