Функции на административен асистент

Функциите на административния асистент са тези, произтичащи от административна работа в офиса. Те варират от обслужване на клиенти до управление на документи на компания.

Работата на административен асистент има множество задачи и е в основата на ежедневната дейност на фирма от административна гледна точка.

Въпреки че най-често тази професионална длъжност е тази с най-нисък ранг и заплата в структурата на компанията, този тип профил изпълнява много и различни основни функции в хода на една компания.

За работата си асистентът трябва да има доказани знания и умения по елементи от офиса.

Особено важно е областта на основния софтуер за автоматизация на офиса, разширен сред бизнес структурата, както и други специфични програми за определени сектори (графичен дизайн, вектор, програмиране, актюерски науки …)

Освен това обикновено е необходимо този профил да борави с компютърно оборудване или активи, широко разпространени в офиси от всякакъв вид. Примери за това са компютри, фотокопирни машини и друго оборудване за обработка и архивиране на документи.

Функции на административния асистент

Административният асистент изпълнява голям брой задачи всеки ден от компанията. Всички те могат да бъдат категоризирани както следва и изискват поредица от компетенции:

• Обслужване на клиенти лице в лице: Асистентът е първият човек, достъпен за обществеността, и служи като филтър за клиентите на съоръженията на всяка компания.
• Управление на комуникациите: Този професионалист трябва да организира контакти по телефон и имейл. Също така е обичайно да координирате социални мрежи или уеб елементи при липса на конкретни професионалисти за тези функции.
• Получаване, управление и изпращане на документация: Обичайно е административните асистенти да действат като мениджъри на багаж и документи, като ги разпределят в различните отдели.
• Ежедневни управленски задачи: Много често тези работници изпълняват елементарни задачи за автоматизация на офиса, като създаването на различни видове съдържание и подготовката на дневния ред на персонала. Най-видни са тези за таксуване, счетоводство или управление на документи и файлове.
• Връзка с трети страни: Компаниите трябва да установят комуникация с други, като доставчици или публични регулатори. Често административният асистент е отговорен за поддържането на плавен поток от информация.
• Подкрепа за старши служители или надзорници: Както и в предишната точка, много асистенти изпълняват задачи за поддръжка за други области на компанията от административна гледна точка.

Длъжността административен асистент

Този тип професионалисти могат да бъдат намерени във всички видове компании, независимо от техния размер и икономическия сектор, в който участват.

В същото време тя присъства както в частни, така и в публични компании с достъп чрез опозиция.

Благодарение на развитието на нови цифрови среди и възхода на новите телекомуникации, професионалният профил на административен асистент е придобил нови функции за изпълнение.

Това се отрази на необходимостта от обучение за заемане на тази длъжност във фирма. Обикновено тази подготовка се регламентира в курсове за професионално обучение, насочени към познания за фирмената администрация или финанси.