Контролът на запасите е процесът, чрез който една компания управлява стоките, които държи в склада. Това, за да се събере информация за влизането и излизането на продуктите, също се търси икономия на разходи.
С други думи, контролът на запасите позволява, наред с други цели, да се следи запасите на компанията. По този начин въз основа на споменатите данни могат да се вземат решения, например, за фирмата да поддържа възможно най-малко обездвижени запаси, което предполага разходи за съхранение.
Трябва да се помни, че материалните запаси обикновено се отнасят до суровини, междинни стоки и крайни стоки, които фирмата предлага на своите клиенти.
Подразделения за инвентаризация
Контролът на запасите се подразделя на две основни задачи:
- Управление на инвентара: Вашата цел е да поддържате производителност в управлението на запасите. Тоест да изпълним всички задачи в най-кратки срокове и с възможно най-малко усилия. Това се постига, например, чрез използване на баркодове за бързо идентифициране на складираните стоки по електронен път. По същия начин част от тези задачи е стратегическото разпределение на стоката, така че стоката с най-голям оборот е по-близо до напускането на склада и може да бъде изпратена за по-малко време.
- Оптимизация на инвентара: Стреми се да използва ресурсите по най-ефективния начин. Тоест търси възможно най-добрите финансови резултати, намалявайки разходите. Това се постига например чрез изчисляване (въз основа на исторически данни) на оптималното количество входящи суровини, които трябва да бъдат поискани от доставчика, така че да няма излишни суровини, които не се използват и че могат да се развалят.
Задачи в контрола на запасите
Контролът на запасите включва няколко задачи като следните:
- Класификация на инвентара: Могат да бъдат идентифицирани различни категории. Например според честотата на продажбите с помощта на ABC Анализ.
- Определете максималните и минималните наличности: Въз основа на историческа информация, компанията може да определи минималното и максималното количество стоки, които трябва да има за продажба. Това, за да се избегне излишък в разходите за съхранение, но предвиждайки неочаквано увеличение на търсенето.
- Определете честотата, с която ще се извършва прегледът на инвентара: На този етап трябва да помним, че има два метода:
- Постоянна инвентаризация: Прави се ежедневен и постоянен запис на запасите.
- Периодична инвентаризация: Определя се честота, при която стоките се броят, например всяка седмица. След това за тази работа се определя време от работния ден.
Важно е да се отбележи, че ако приемем, че компанията поддържа постоянна система за инвентаризация с помощта на софтуер, също е важно да се извърши физическа инвентаризация. По този начин можете да установите дали има липсващи стоки, които може да са загубени или откраднати.