Етапите на административния процес са планиране, организация, ръководство и контрол.
В този пост ще разработим и обясним етапите на административния процес. Както е посочено в концепцията за административен процес, трябва да правим разлика между фази и етапи. Механичната фаза (планиране и организация) и динамичната фаза (насочване и управление).
Много е важно всеки етап да се разбира последователно. Всички етапи са важни и взаимосвързани.
Очертаване на етапите на административния процес
За да бъде още по-лесно за разбиране, ние подготвихме този контур на административния процес:
1. Планиране
Планирането се състои от онази част, която отговаря за това как ще се направи нещо. Тоест, отговаряйте на въпроси като:
- Какво искаме да постигнем?
- Какво трябва да направим, за да постигнем целта си?
- Кой ще отговаря за всяка част от процеса за постигане на целта?
- Кога и в какви срокове ще се извършва всяко действие?
- Какви ресурси са ни необходими?
- Откъде можем да вземем ресурсите?
- Каква е цената на тези ресурси?
- Какви видове неуспехи можем да имаме и как ще ги разрешим, ако се появят?
- Какво правим, когато сме изправени пред неуспех, който не сме предвидили?
Накратко, става въпрос за всичко, което трябва да решим, преди да започнем. Без планиране ще тичаме безцелно. И откъде да знаем, изобщо няма значение да бягаме много бързо, ако нямаме план.
2. Организация
След като сме направили планиране, е време да се организираме. Това е, казано много просто, за разпределяне на задачите. По някакъв начин осмислете всички въпроси, на които се опитахме да отговорим на етапа на планиране. Някои въпроси за решаване на този етап от административния процес са:
- В какъв ред ще се грижим за задачите?
- Кой ще отговаря за всяка задача?
- Ще изпълняваме ли задачите заедно или всеки ще отговаря за едно нещо?
- Когато вземаме решения, ще ги вземаме ли демократично?
- Дали йерархията ще бъде хоризонтална или вертикална?
Въпреки че тези въпроси може да изглеждат като част от планирането, фокусът тук е да се разбере концепцията. Тоест това е част, която установява как е организирано всичко. Тоест, когато се изпълнява, какви организационни принципи се спазват.
3. Адрес
Управлението, противно на това, което мислят много хора, не е задължително да отговаря за един човек. Може да се управлява и от ръководна група. Ръководството обаче отговаря за подпомагането, намесата, подкрепата или мотивирането на работата, която се извършва.
Така например директорите са натоварени с въздействието върху членовете на проекта. Или да им помагате, да им давате алтернативи или да избягвате конфликти между различни части на организацията.
4. Контрол
Контролът, по-специално, се определя като наблюдение на резултатите и тяхното измерване чрез надеждни показатели. Така че, въз основа на установените показатели, организацията ще се опита да проследи дейностите, за да види дали се спазва планираният план.
Да приемем например, че годишната ви цел за продажби е 10 000. В плана е установено, че през месец януари трябва да бъдат направени 1000 продажби, за да се постигне целта. Проверката дали тези междинни цели се следват, ни помага да контролираме дали основната цел е изпълнена.