Екологичните фактори на една компания са всички вътрешни и външни фактори на организационната среда, които могат да повлияят положително или отрицателно на развитието на нейните проекти.
Всъщност всеки бизнес проект се осъществява в рамките на една организация. Той има своя собствена култура, стил и структура. Тези елементи са определящи за успеха или провала на проекта.
Важно е да се спомене, че всеки проект, който се изпълнява, независимо дали е малък или дори макропроект, ще бъде засегнат от факторите на околната среда на компанията. Поради тази причина те ще повлияят на очакваните резултати.
Всъщност факторите на околната среда са всички обстоятелства, които оказват влияние върху проекта по време на изпълнението му. Ето защо може също така да се каже, че факторите на околната среда са всички условия, които проектният екип не може да контролира. Без съмнение всички тези фактори трябва да бъдат анализирани в процеса на управление на проекти, тъй като те влияят по различен начин в зависимост от типа организация.
Класификация на факторите на околната среда на компанията
Основните фактори на околната среда на дадена компания, които могат да повлияят на изпълнението на нейните проекти, могат да бъдат класифицирани като вътрешни и външни.
Вътрешни фактори
Несъмнено вътрешните фактори са факторите на околната среда на всяка от организациите, които могат да повлияят положително или отрицателно на изпълнението на даден проект. За да определим кои са вътрешните фактори, които могат да повлияят на изпълнението на даден проект, трябва да зададем следните въпроси:
1. Каква е организационната култура на компанията?
Разбира се, познаването на организационната култура е много важно, тъй като тя определя мисията, визията и ценностите на компанията, тъй като това ще осигури основата за определяне на нормите на корпоративната култура и вида на убежденията, с които се работи. По същия начин културата определя стила на лидерство, който се използва, и прилаганите практики на авторитет.
2. Какви са ресурсите, с които разполага компанията?
След това в този раздел компанията разглежда наличните ресурси. Един от най-важните е човешкият ресурс, който анализира капацитета и знанията, с които разполага персоналът. Това определя уменията, ноу-хау и трудовите компетенции, които притежават служителите. Освен това се анализира ИТ инфраструктурата, използвана от компанията в нейните процеси.
3. Какво е географското местоположение на компанията?
Ако компанията се намира в една точка или ако е разпределена в няколко различни географски точки, това ще повлияе на наличността на ресурси, контрола на персонала и графиците.
4. Каква е инфраструктурата на компанията?
И накрая, инфраструктурата на компанията е факторът, който е свързан с оборудването, съоръженията, машините и наличната хардуерна и софтуерна система. Всичко това ще осигури необходимата подкрепа за успешното завършване на проекта.
Външни фактори
Сега външните фактори са всички фактори, които са извън организацията и които също влияят на благоприятните или неблагоприятните резултати от даден проект. Най-важните въпроси за разглеждане са следните:
1. Какви социални или културни аспекти могат да ни повлияят?
Естествено, важен външен аспект е социалният и културният аспект, тъй като могат да настъпят промени в ценностите, в начина на живот и в образованието. Тези промени могат да променят отношението към приемането на определени продукти.
2. Какви стандарти трябва да бъдат спазени?
Стандартите, определени от индустрията или от самото правителство, могат да повлияят на резултатите. Стандартите трябва да бъдат спазени, тъй като това е начинът, по който група компании в даден отрасъл се съгласяват да работят или защото правителството го изисква.
3. Какви правни ограничения съществуват?
По същия начин друг аспект, който може да повлияе на изпълнението на проекта, може да бъде съществуващите разпоредби в отрасъла, в който се конкурира. Правните ограничения са един от най-важните фактори, които трябва да се вземат предвид, тъй като всеки проект е оформен в правен контекст.
Правната рамка, която може да повлияе на проекта, може да бъде национална или международна. Всичко това ще зависи от това къде се намира и разпространява организацията.
4. Каква е толерантността към риска?
От друга страна, толерантността към риска се определя от нивото на риск, което заинтересованите страни са готови да поемат. Това с цел изпълнение на проекта.
5. Как функционира пазарът?
Като цяло този раздел трябва да направи преглед на нивото на конкуренция, броя на доставчиците и клиентите. Организацията се конкурира в рамките на пазар, който може да има много конкуренти или, обратно, малко участници.
По същия начин може да има много или малко доставчици, които ще повлияят положително или отрицателно на доставките на суровини и материали, необходими за завършване на даден проект. Клиентът е друг релевантен фактор или може би най-важният за успех в конкурентната пазарна среда. Организацията не трябва да забравя, че трябва да се фокусира върху по-доброто задоволяване на нуждите на клиента.
6. Каква е общата среда?
В общата среда трябва да се вземат предвид аспекти като икономическите условия на страната или света, в зависимост от конкурентната среда. Разглеждат се елементи като покупателната способност, инфлацията, обменният курс и икономическият растеж като цяло.
Освен това трябва да се вземат предвид демографските, географските и екологичните условия, които могат да окажат влияние върху ефективността и доброто изпълнение на проекта.
В заключение може да се каже, че факторите на околната среда на компанията трябва да се разглеждат като решаващ елемент за постигане на успеха или провала на даден проект.
Поради тази причина е важно да ги идентифицирате правилно от момента на планиране на даден проект. Следователно доброто управление на проекти предполага адекватно идентифициране на тези фактори на околната среда, за да се избегнат проблеми, закъснения или неуспех при изпълнението на проектите.