Анализът на процеса е методология, която описва различните стъпки, изграждащи процеса.
Важно е да се отбележи, че анализът на всяка от стъпките в процеса е от съществено значение, тъй като някои от тях добавят стойност, а други произвеждат само отпадъци. Анализът позволява да се идентифицират онези стъпки, които са отрицателни за работата на компанията. Това, което се търси при провеждане на анализ на процеса, е да се намалят или премахнат стъпките, които произвеждат отпадъци.
От друга страна, познаването и разбирането как функционират процесите помага да се подобри и осигури конкурентоспособността на компанията. Това, тъй като позволява да се изследва по общ начин как функционират процесите и дори могат да се получат цифрови данни. Тези данни предоставят показатели за времето, необходимо за процеса, количеството отпадъци, колко хора са ангажирани и необходимите разходи.
В крайна сметка това, което се търси при извършване на анализ на процеса, е да се разделят стъпките, които изграждат процесите. След това изучете всяка стъпка поотделно, за да определите накрая дали работи правилно или ако не, потърсете начини да ги подобрите.
Важни понятия в процеса на анализ
На първо място, най-значимите концепции, които трябва да се усвоят, за да се разбере по-добре анализ на процеса, са:
Какво представлява процесът?
Процесът е набор от стъпки или дейности, свързани с целта за постигане на определен резултат. Всеки процес включва поредица от входове, които се трансформират, за да се получат изходи. Резултатите съответстват на крайния или очаквания резултат.
Какво е анализ?
Сега анализът е метод, който се състои от идентифициране на компонентите, които съставляват цялост или единица. След това продължаваме да отделяме всеки от компонентите. Всеки компонент трябва да бъде разгледан подробно, за да се знаят неговите характеристики, неговото естество и как работи.
Стъпки за разработване на анализ на процеса
Основните стъпки за извършване на анализ на процеса са както следва:
1. Идентифициране на процесите
За да започнете да провеждате анализ на процеса, първо трябва да идентифицирате процесите, които причиняват проблем. Това, за да ги подобри. Процесите, които трябва да бъдат подобрени, ще бъдат тези, които не отговарят на установените цели.
2. Назначете работния екип
След идентифициране на процесите, които трябва да се подобрят, следващата стъпка е да се определи групата от хора, които трябва да ги прегледат и анализират. Най-подходящото нещо ще бъде да изберете тези хора, които знаят за процесите или са свързани с тях.
Работният екип трябва да бъде съставен от:
- Човек, който поема ролята на ръководител на екипа.
- Изпълнителен директор на компанията, който има капацитет за вземане на решения.
- Група работници, запознати с процеса.
- Работници от други отдели, които искат да следят отблизо подобренията.
3. Създайте диаграма на процеса
След това се изготвя диаграма на процеса. Тази диаграма улеснява графичното визуализиране на процеса, който трябва да се подобри. Диаграмата ви позволява да разберете процеса по прост начин и да държите всеки член на екипа отговорен за задачите, които трябва да изпълняват. В тази стъпка е удобно да се определят началните и крайните дати на анализа на процеса.
4. Познайте текущата ситуация на процеса
Тази стъпка ви позволява да знаете как се развива процесът. Впоследствие трябва да се търси оптималният начин за прилагането му, за да се получат по-добри резултати. За да се постигне подобрение на процеса е важно да се знаят мненията на участващите работници. Необходимо е също да се прегледат числените данни за ефективността на процеса, каква е крайната цел на процеса и пречките, които могат да му окажат влияние.
5. Определете аспектите за подобрение
След като знаете текущото изпълнение на процеса, е важно да определите кои са аспектите, които трябва да бъдат подобрени. Аспектите, които трябва да се подобрят, трябва да бъдат свързани с очакваните цели на процеса.
6. Препроектирайте подобрения процес
И накрая, след извършване на всички предишни стъпки, новият подобрен процес е преработен. Този редизайн може да бъде направен с цялата информация, получена през гореспоменатите стъпки. Редизайнът на новия процес трябва да бъде насочен към постигане на целите. Ако се постигнат очакваните цели, анализът е успешен и компанията ще се представи по-ефективно.
Ползи от провеждането на анализ на процеса
Несъмнено целта на провеждането на анализ на процеса не е само събирането на данни и информация. Важното е, че получените данни и информация могат да се използват за извършване на съответните и необходими подобрения в процесите. В противен случай бихте загубили само време, усилия и ресурси.
Ползите, които могат да бъдат постигнати с използването на тази методология, са:
- Подобрете качеството на процесите.
- Увеличете ефективността на компанията.
- Намалете разходите за внедрените процеси.
- Опростете работата и дейностите.
- Направете работата като цяло по-ефективна и безопасна.
Видове анализ на процесите
Двата най-важни вида анализ на процеса са:
- Анализ на процесната задача: При анализа на процесните задачи основният фокус е върху дейностите и задачите, които хората изпълняват. Следователно най-важното в този анализ са хората или това, което правят.
- Анализ на технологичните продукти: Продуктовият анализ се фокусира върху това, което може да се направи с обект. Най-важното е обектът или какво може да му се направи.
Разбира се, в анализа можете да намерите реда на стъпките на целия процес. Тези стъпки и съответният им ред могат да бъдат представени графично с помощта на конкретна симвология.
Работен лист за анализ на процеса
Като цяло, за да извършите анализ на процеса, можете да използвате прост лист, който трябва да има следните колони:
- Номер: Тук се отбелязва номерът, съответстващ на всяка от стъпките на процеса, в съответствие с необходимия ред.
- Стъпки: Колоната на стъпките се използва за записване и описване на всяка от стъпките, които трябва да се следват в даден процес.
- Поток: Символиката, използвана за визуализиране на потока на процеса, се поставя в колоната на потока.
- Метеорологично време: В тази колона се използва подходяща единица за измерване на времето, за да се запише изпълнението на всяка стъпка.
- Графични символи: В този раздел правилният ред на всяка от стъпките на процеса е представен чрез символи.
Работният лист за анализ на процеса ще бъде представен по следния начин:
За финал завършваме, като казваме, че анализът на процесите е много полезна методология за всяка компания, тъй като когато се извършва адекватен анализ на процеса, е много лесно да се идентифицират и оценят всички стъпки, които подлежат на подобрение в процесите, които представят някакъв тип проблем. Освен това помага да се вземат решения за изпълнение на препроектирането на процеси, които трябва да бъдат подобрени, за да могат да бъдат постигнати целите.